UMPAN BALIK (feed back) DALAM PERPUSTAKAAN

UMPAN BALIK (feed back) DALAM PERPUSTAKAAN

Oleh:

Iskandar

(Pustakawan Ahli Madya Unhas)

Tulisan singkat ini mencoba memberi gambaran tentang pentingnya umpan balik (feed back) di perpustakaan. Pustakawan membutuhkan umpan balik dari pemustaka. Pimpinan perpustakaan membutuhkan umpan balik dari anggota yang dipimpinnya. Demikian seterusnya sehingga umpan balik ini mampu memperbaiki “sesuatu” sehingga lebih bermakna dan bermanfaat dengan prinsip umpan balik dapat “menolong” jika dilakukan dengan baik.

Umpan balik yang terjadi dalam perpustakaan terjadi karena adanya proses komunikasi sehingga tercipta hubungan sosial (social contact). Bagaimana pustakawan memiliki keterampilan dalam berkomunikasi ketika melayani pemustaka sehingga pemustaka memberikan umpan balik yang bermanfaat untuk pelayanan yang lebih baik dan sesuai dengan kebutuhan pemustaka sehingga “tercipta” saling menguntungkan dan harmonisasi serta menekan “konflik”. Contoh umpan balik balik dari pemustaka yang perlu diketahui pustakawan misalnya, sikap yang timbul, pertanyaan, reaksi, laporan, tulisan, kritikan, peragaan, demonstrasi, usulan, ide, dan lain-lain.

Dengan adanya umpan balik di perpustakaan maka manfaat yang dapat diperoleh antara lain:

1. Menghindari perbedaan pendapat termasuk salah kaprah
2. Menekan situasi yang tidak menguntungkan sehingga terhindar konflik
3. Terjadi saling pengertian, kesepakatan, kesamaan persepsi, dan saling memahami fungsi masing-masing
4. Penguasaan pesan dan akurat dalam realisasinya
5. Menghindari kerancuan informasi
6. Penafsiran yang positif/baik terhadap informasi yang diberikan pustakawan
7. Terjadi hubungan yang baik antar semua pihak dalam perpustakaan
8. Kepuasan pemustaka terhadap kinerja perpustakaan.

 Ada syarat-syarat umpan balik yang perlu diketahui oleh pemustaka sebagaimana dikemukakan oleh Widjaja (2000) yaitu:

1. Pemustaka yang melakukan umpan balik dalam perpustakaan hendaklah jujur. Umpan balik yang tidak jujur bersumber karena kebiasaan untuk menyenangkan orang lain, keinginan memberi nasehat, keinginan untuk menang dalam argumentasi, malah lebih buruk lagi apabila ada keinginan untuk mengambil muka, menjilat, dan menyakiti orang lain.
2. Umpan balik hendaklah tentang sesuatu yang khusus dan jelas, bukan sesuatu secara umum dan kabur.
3. Umpan balik hendaklah mengenai sesuatu di mana orang yang bersangkutan dapat berbuat apa-apa. Umpan balik tentang sesuatu di mana orang yang bersangkutan tidak dapat berbuat apa-apa adalah umpan balik yang tidak berguna dan malah bisa menimbulkan perasaan dongkol.
4. Umpan balik hendaklah jangan bersifat penilaian. Penilaian yang dimaksud di sini adalah judgement bukan evaluasi. Judgement walaupun sering dihubungkan dengan skala tetapi dipusatkan pada values atau nilai, termasuk dalam kategori ini adalah penilaian seperti “baik dan buruk”, “benar dan salah” dan seterusnya. Kalau dilihat bahwa umpan balik yang bersifat penilaian yang jujur sekalipun masih dapat menimbulkan akibat yang buruk maka sebaiknya umpan balik seperti ini dihindarkan atau dinyatakan secara lain.
5. Umpan balik hendaknya deskriptif sehingga betul-betul jelas. Dalam hal ini memerlukan gambaran apa yang dikehendaki jelas dan terang. Prinsip deskriptif itu mengajarkan pula bahwa umpan balik hendaknya mengungkapkan juga apa-apa yang baik di samping apa-apa yang perlu diperbaiki lagi. Dalam hal ini kita sering lupa selalu mengungkapkan yang buruk-buruk saja tanpa menyatakan yang baiknya sehingga jarang sekali melihat titik-titik terang dalam pengembangan seseorang.
6. Umpan balik hendaknya bersifat hasil oriented dan bukan person oriented. Dalam hal ini maka yang diutamakan bukan orangnya, tetapi kerjanya.
7. Umpan balik hendaklah memperhatikan timing, tidak ada patokan tentang waktu ini. Umpan balik hendaknya diberikan berdasarkan “perasaan seseorang” atau berdasarkan ukuran umum yang sadar atau tidak telah diterima bersama.
8. Umpan balik hendaknya berprinsip membangun dan bermanfaat serta berguna.

 Di perpustakaan umpan balik (feed back) di perlukan untuk membuat perpustakaan dapat dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya oleh pemustaka sebagai sumber belajar sepanjang hayat. Pustakawan harus bijak dalam menangani setiap umpan balik yang diberikan oleh pemustaka, dan jika umpan balik itu mampu membuat perpustakaan lebih digemari atau lebih baik dalam memberikan layanan kepada pemustaka, maka ucapkanlah terima kasih sebagai suatu bentuk apresiasi kepada pemberi umpan balik tersebut.

Sumber bacaan:

Widjaja, H.A.W. Ilmu Komunikasi : Pengantar Studi. Jakarta: Rineka Cipta, 2000.