PEKERJAAN PENGEMBANGAN KOLEKSI DI PERPUSTAKAAN
Oleh:
Iskandar
(Pustakawan Ahli Madya Universitas Hasanuddin)
Beberapa hari yang lalu, saya ditanya terkait pekerjaan pengembangan koleksi di Perpustakaan. Tulisan singkat ini merupakan jawaban atas pertanyaan tersebut dan juga sebagai pelengkap tulisan sebelumnya tentang pengembangan koleksi di Perpustakaan.
Pekerjaan pengembangan koleksi mempunyai manfaat yang sangat berarti dalam merealisasikan keinginan pemustaka terhadap koleksi perpustakaan karena kegiatan ini bertujuan untuk mengembangkan koleksi kemudian mengolahnya secara sistematis agar dapat diakses dan dimanfaatkan oleh pemustaka (user) secara cepat tentu niatnya untuk pemenuhan informasi atau untuk keberhasilan studi.
Untuk itu, kinerja pustakawan sangat diperlukan dalam merealisasikan hal di atas. Tugas pustakawan dalam pelaksanaan pekerjaan kepustakawanan khususnya pekerjaan pengembangan koleksi, kegiatan atau pekerjaan pengembangan koleksi harus dilakukan secara berkala.
Pekerjaan kepustakawan ini, pada umumnya dilakukan oleh bagian pengadaan koleksi dan bagian pengolahan koleksi karena tugas tersebut merupakan tugas pokok bagian tersebut. Jadi, kemungkinan pustakawan pada bagian lain tidak melakukan kegiatan tersebut tetapi secara teori konsep pengembangan koleksi sudah dipahami.
Kegiatan pengembangan koleksi secara teori pustakawan harus mengetahuinya karena hal tersebut adalah bidang tugasnya. Untuk itu, ke depan pembenahan manajemen perpustakaan harus lebih mengarah kepada profesionalisme. Setiap pustakawan harus siap dan dapat melaksanakan pengembangan koleksi, mengingat bidang pengembangan koleksi ini sangat diperlukan khususnya agar koleksi Perpustakaan tetap mutakhir dan sesuai dengan kebutuhan pemustaka.
Pengembangan koleksi ada prinsipnya merupakan kegiatan atau pekerjaan yang ditujukan untuk menjaga agar koleksi Perpustakaan tetap mutakhir dan sesuai kebutuhan pemustaka. Pengembangan koleksi di Perpustakaan juga untuk membangun koleksi yang kuat demi kepentingan pemustaka. Pengembangan koleksi mencakup kegiatan yang berhubungan dengan pengembangan koleksi perpustakaan, termasuk menetapkan dan koordinasi terhadap kebijakan seleksi, penilaian terhadap kebutuhan pemustaka dan pengguna potensial, kajian penggunaan koleksi, evaluasi koleksi, identifikasi kebutuhan koleksi, seleksi bahan pustaka, perencanaan untuk bekerja sama, pemeliharaan koleksi, dan penyiangan.
Sebagai suatu lembaga jasa, keberhasilan suatu perpustakaan sangat tergantung pula dari sistem pengembangan koleksi. Dalam sistem pengembangan koleksi ini minat dan kebutuhan pemakai/pengguna perpustakaan serta ketersedian dana dan sarana merupakan hal yang esensi.
Ada beberapa prinsip yang diperlukan dalam kegiatan pengembangan koleksi, yaitu:
- Prinsip Relevansi. Prinsip ini diharapkan pengembangan koleksi didasarkan pada tingkat relevansi dengan tujuan perpustakaan.
- Prinsip Individualisasi. Prinsip ini berorientasi pada minat dan kebutuhan pemustaka secara individu/pribadi agar dapat membantu perkembangan termasuk prestasi belajar peserta didik. Prinsip ini juga mendukung perlunya pemustaka untuk belajar secara mandiri dengan menjadikan Perpustakaan sebagai bahan ajar yang mendukung aktivitas pembelajaran.
- Prinsip Kelengkapan. Prinsip ini dimaksudkan agar koleksi lengkap dan jenis pustaka mendapat perhatian yang seimbang agar perawatan dan pemanfaatannya merata.
- Prinsip Kemutakhiran. Prinsip ini didasarkan pada perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi agar pemustaka dapat memperoleh informasi yang sesuai dengan perkembangan zaman.
Kegiatan pengembangan koleksi yang dilakukan pustakawan meliputi;
- Menghimpun alat seleksi bahan pustaka, yaitu kegiatan mencari dan mengumpulkan katalog penerbit (publisher’s catalogues) baik dalam bentuk tercetak, maupun elektronik untuk digunakan sebagai bahan seleksi buku/bahan pustaka lain yang akan dibeli atau diadakan oleh perpustakaan;
- Melakukan survei bahan pustaka, yaitu kegiatan menghimpun informasi bahan pustaka melalui toko buku, internet, pameran, dan pertemuan-pertemuan untuk memperoleh gambaran tentang bahan pustaka yang relevan dengan kebutuhan perpustakaan untuk dibeli/diadakan;
- Membuat desiderata, yaitu kegiatan membuat dan mengumpulkan deskripsi bahan pustaka dalam bentuk kartu atau daftar bibliografi yang disusun menurut aturan tertentu baik tercetak, maupun elektronik untuk dijadikan pertimbangan dalam mengambil keputusan pengadaan bahan pustaka.
- Melakukan survei minat pemustaka, yaitu kegiatan mulai dari membuat instrumen, mengumpulkan, mengolah, dan menganalisis data sampai membuat laporan hasil survei untuk mengetahui bidang/subjek yang diminati atau dibutuhkan pemakai perpustakaan. Hasil survei digunakan sebagai dasar dalam pengembangan koleksi perpustakaan;
- Meregistrasi bahan pustaka, yaitu kegiatan mencatat identitas bahan pustaka yang diterima perpustakaan pada buku induk, kartu atau sistem simpan elektronis (digital) serta pembubuhan catatan, seperti nomor induk dan pemberian cap pada bagian tertentu dalam bahan pustaka;
- Menyeleksi bahan pustaka, yaitu kegiatan menilai desiderata dan mempertimbangkan usulan untuk menetapkan bahan pustaka yang perlu diadakan oleh perpustakaan, berdasarkan kebutuhan dan kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan;
- Mengevaluasi dan menyiangi koleksi, yaitu kegiatan mengidentifikasi, memilih, dan mengeluarkan bahan pustaka dari jajarannya termasuk koleksi elektronik untuk ditetapkan sebagai bahan pustaka yang perlu dilakukan penyiangan dan selanjutnya dilakukan penanganan pasca penyiangan, seperti disimpan terpisah, dihibahkan, ditukarkan atau dimusnahkan. Kegiatan ini termasuk mengeluarkan cantuman dalam pangkalan data bahan pustaka yang bersangkutan (termasuk penanganan terhadap bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi yang berasal dari hibah/hadiah/tukar menukar).
Penjelasan dan contoh di atas perlu dipahami dengan baik oleh Pustakawan agar mampu melaksanakan tugas dalam hal pengembangan koleksi di Perpustakaan sehingga pada akhirnya fungsi Perpustakaan untuk kecerdasan bangsa dapat terealisasi.
