PENYIANGAN KARYA ILMIAH?

PENYIANGAN KARYA ILMIAH?

Oleh:

Iskandar

(Pustakawan Madya Unhas)

Beberapa waktu yang lalu, telah terjadi “salah kaprah” tentang penyiangan koleksi karya ilmiah. Dikatakan salah kaprah karena proses penyiangan untuk koleksi perpustakaan disama-ratakan. Seharusnya, berbeda cara penanganan koleksi majalah, jurnal, buku teks, dan karya ilmiah dalam hal penyiangan koleksi. Karya ilmiah yang dimaksud dalam tulisan ini adalah hasil pemikiran yang dituangkan dalam bentuk tulisan dengan kriteria dan etika penulisan misalnya, laporan akhir, hasil penelitian, termasuk skripsi, tesis, dan disertasi.

Tulisan ini merupakan gambaran betapa pentingnya seorang pemimpin/kepala perpustakaan dan tenaga perpustakaan dalam memahami tata-cara penyiangan koleksi di perpustakaan atau sering dibahasakan retensi arsip. Menanggapai fenomena kejadian pembuangan karya ilmiah yang dilakukan oleh oknum kepala perpustakaan, saya bercanda dengan mengatakan, memang berbeda jika pemimpin atau kepala perpustakaan dari pustakawan dengan yang bukan pustakawan.

Seorang kepala perpustakaan dan tenaga perpustakaan bertanggung jawab untuk merealisasikan tugas, fungsi, dan tujuan perpustakaan.

a. Tugas perpustakaan

Tugas perpustakaan dapat dirinci sebagai berikut:

1.   Mengumpulkan/mengadakan informasi

Mengumpulkan informasi bisa dengan melalui proses pembelian, hadiah, tukar-menukar, dan melalui kemas sendiri atau membuat sendiri produk informasi. Hasil pengadaan tersebut direalisasikan dengan kategori fiksi dan non fiksi dengan wujud manual (buku) dan elektronik atau digital (nonbuku)

2.   Mengolah informasi

Mengolah informasi berarti melakukan proses mengolah koleksi sesuai aturan umum pengolahan koleksi di perpustakaan sehingga koleksi siap dimanfaatkan oleh pemustaka. Proses itu meliputi, pemberian nomor kelas, label, pembuatan katalog, barcode, pathfinder, abstrak, indeks, dan lain-lain.

3.   Menyediakan informasi.

Penyediaan informasi bisa diartikan sebagai informasi yang sudah siap dimanfaatkan oleh pemustaka. Informasi itu bisa berbentuk cetak, elektronik, dan multimedia.

4.   Menyebarkan informasi

Menyebarkan informasi artinya mengupayakan agar koleksi dapat diketahui, dikenali oleh semua orang sehingga mereka dapat memanfaatkan koleksi tersebut berdasarkan kebutuhannya. Menyebarkan informasi ini dapat dilakukan dengan mempromosikan melalui presentasi, cara tertulis, atau penyampaian dari mulut ke mulut, atau dengan menggunakan media teknologi (blog, media sosial, termasuk SMS (Short Message Service)).

5.   Mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.

Tugas perpustakaan adalah mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi misalnya, dengan menyiapkan koleksi-koleksi yang terbaru, koleksi yang sifatnya nonfiksi, koleksi yang sesuai dengan bidang ilmu pemustaka, profesi dan keahlian pemustaka. Perpustakaan dikatakan mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi jika perpustakaan dapat memudahkan pemustaka mencari atau mengakses informasi sesuai dengan kebutuhannya secara cepat dan tepat, seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi tersebut.

6.   Memajukan kebudayaan nasional.

Tugas perpustakaan adalah memajukan kebudayaan nasional dengan melaksanakan pelestarian budaya bangsa melalui karya tulis, karya cetak, dan karya rekam.

b. Fungsi Perpustakaan

1. Wahana Pendidikan (edukatif)

Wahana edukatif dalam perpustakaan berhubungan dengan kemampuan pemustaka untuk memanfaatkan perpustakaan sesuai dengan disiplin ilmunya. Wahana edukatif juga mengarah kepada terbentuknya keterampilan, kemampuan untuk mengenali berbagai jenis sumber-sumber informasi, mencari informasi yang sesuai dengan kebutuhan pemustaka, dapat memanfaatkan sumber informasi yang relevan atau sesuai dengan kebutuhan pemustaka, dapat mengevaluasi, mengatur, menerapkan, dan mengkomunikasikan informasi untuk keberhasilan studi.

2. Wahana Informatif

Wahana informatif berhubungan erat dengan jenis informasi yang disiapkan oleh perpustakaan yang relevan dengan kebutuhan pemustaka. Jenis informasi tersebut tentunya sejalan dengan jenis perpustakaan sehingga pemustaka dapat memanfaatkan informasi tersebut secara tepat sesuai kebutuhan pemustaka. Wahana informatif ini merupakan informasi yang biasanya disajikan di perpustakaan dalam format cetak, elektronik, dan multimedia.

3. Wahana Penelitian

Wahana penelitian dalam perpustakaan artinya koleksi yang ada dalam perpustakaan mendukung proses penelitian. Wahana ini hanya akan tercapai jika perpustakaan mampu menyiapkan segala literatur yang bermanfaat untuk proses penelitian. Literatur tersebut misalnya, buku, koleksi karya ilmiah, koleksi majalah dan surat kabar, koleksi referensi, serta koleksi-koleksi secara online (e-journal, e-book, e-artikel, dan lain-lain).

4. Wahana Kultural

Wahana kultural dalam perpustakaan artinya perpustakaan berusaha untuk memelihara, mengumpulkan, dan menyebarkan hasil karya yang sifatnya bernuansa budaya agar dapat menambah pengetahuan pemustaka dan masyarakat terkait dengan informasi, sejarah, dan perkembangannya secara utuh dan menyeluruh dengan menyiapkan koleksi dalam bentuk karya tulis, karya cetak, dan karya rekam untuk menjamin kelestarian kebudayaan baik kebudayaan daerah, kebudayaan nasional, maupun kebudayaan dunia.

5. Wahana Pelestarian

Fungsi wahana pelestarian dalam perpustakaan adalah memberi jaminan bahwa semua hasil karya manusia yang disimpan dalam perpustakaan akan tetap terjaga, terlindungi, dan terawat dengan baik sehingga dapat dimanfaatkan oleh pemustaka secara berkesinambungan.

6. Wahana rekreasi

Wahana rekreasi yang dimaksud adalah realisasi dari koleksi atau fasilitas perpustakaan yang memiliki unsur-unsur rekreasi misalnya, buku fiksi, musik, movie, TV, dan lain-lain. Dengan wahana rekreasi ini, pemustaka diharapkan dapat terhibur, santai, dan bersenang-senang dengan fasilitas yang dimiliki oleh perpustakaan.

c. Tujuan Perpustakaan

1. Memberi layanan kepada pemustaka

Layanan pemustaka berbentuk layanan yang berkualitas atau prima yang diterapkan melalui berbagai jenis layanan misalnya, layanan sirkulasi, layanan referensi & cadangan, layanan karya ilmiah, layanan majalah dan surat kabar, layanan local content dan lain-lain. Inti dari layanan perpustakaan adalah kepuasan pemustaka.

2. Meningkatkan kegemaran membaca

Kegemaran membaca perlu direalisasikan di perpustakaan. Untuk itu, perpustakaan hendaknya menyiapkan koleksi yang berbobot dan bermutu, sesuai dengan bidang ilmu dan profesi pemustaka, atau sesuai dengan kebutuhan. Kegemaran membaca akan meningkat jika pustakawan aktif memasyarakatkan tujuan pengadaan koleksi di perpustakaan. Pemustaka juga perlu dikenalkan seluruh koleksi yang ada di perpustakaan, perlu dilatih cara menelusur, menemukan informasi. Cara meningkatkan kegemaran membaca dapat dilakukan dengan cara: membacalah setiap waktu, belajarlah mencintai buku, jadikan membaca sebagai kebutuhan, rajin-rajinlah ke perpustakaan, milikilah komitmen untuk membaca, awasi diri sendiri sesuai target bacaan, jadikan membaca menjadi kebiasaan, belajarlah membeli buku sendiri, contohi orang-orang yang berhasil karena membaca, dan buat target ke depan untuk keberhasilan membaca.

3. Memperluas wawasan dan pengetahuan pemustaka

Salah satu tujuan perpustakaan adalah memperluas wawasan dan pengetahuan pemustaka. Idealnya, pemustaka yang rajin membaca buku tentu akan memiliki pengetahuan yang lebih dibandingkan dengan orang yang tidak membaca buku.

Rincian tugas, fungsi, dan tujuan perpustakan, mengarah kepada pemuasan pemustaka terhadap layanan perpustakaan. Dalam tugas, fungsi, dan tujuan perpustakaan di atas, tidak ada yang menyatakan bahwa pustakawan perlu membuang koleksinya, termasuk koleksi karya ilmiah. Ini artinya, menyiangi koleksi diperlukan tetapi perlu diperhitungkan dengan baik dan benar. Ada koleksi yang disiangi dengan cara dimusnahkan, dinilai kembali, atau bahkan disimpan permanen.

Retensi arsip atau dalam istilah kepustakawanan adalah melakukan penyiangan koleksi. Dasar kegiatan ini adalah Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 26 Tahun 2006 Tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif di Lingkungan Perguruan Tinggi Negeri dan Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta. Dalam peraturan ini telah diatur jenis arsip dan jangka waktu simpan (aktif dan inaktif) serta keterangan untuk tindak-lanjutnya (apakah dimusnahkan, dinilai kembali, atau bahkan disimpan permanen)

Untuk gambaran singkat, berikut ini contoh retensi arsip yang berhubungan dengan kegiatan di perpustakaan:

No.	Jenis Arsip	Jangka waktu simpan		Keterangan
		Aktif	Inaktif
1.	Pengembangan Iptek, meliputi:
	a.    Penemuan teknologi baru;	2 tahun	3 tahun	Permanen
	b.    Karya ilmiah;	2 tahun	3 tahun	Permanen
	c.    Lomba tingkat nasional dan internasional;	1 tahun	2 tahun	Dinilai kembali
	d.   Pengembangan ilmu pengetahuan;	1 tahun	2 tahun	Dinilai kembali
	e.    Pengembangan teknologi;	1 tahun	2 tahun	Permanen
	f.     Pengembangan kesenian.	1 tahun	2 tahun	Dinilai kembali
2.	Perpustakaan  meliputi:
	a.   Pengadaan buku/bahan pustaka;	1 tahun	2 tahun	Musnah
	b.  Daftar koleksi	sampai dengan diperbaharui	2 tahun	Musnah
	c.   Kartu anggota;	sampai dengan diperbaharui	-	Musnah
	d.  Katalog	sampai dengan diperbaharui	-	Musnah
	e.   Peminjaman; dan	1 tahun	-	Musnah
	f.   Penghapusan buku/bahan pustaka	setelah pemeriksanaan	2 tahun	Musnah
3.	Guntingan berita/kliping koran	1 tahun	2 tahun	Musnah
4.	Dan seterusnya

 Kepala perpustakaan dan tenaga perpustakaan perlu memiliki kemampuan dan keterampilan dalam memahami, menerapkan, dan merealisasikan Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 26 Tahun 2006 Tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif di Lingkungan Perguruan Tinggi Negeri dan Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta, agar perpustakaan dapat memenuhi tugas, fungsi, dan tujuannya.