PENGOLAHAN KOLEKSI DI PERPUSTAKAAN

PENGOLAHAN KOLEKSI DI PERPUSTAKAAN

Oleh:

Iskandar

(Pustakawan Madya Unhas)

Tulisan ini untuk memberi gambaran pengolahan koleksi di perpustakaan. Pengolahan koleksi di perpustakaan diperlukan agar:

1. Koleksi dapat segera dimanfaatkan dan dilayankan untuk pemustaka.
2. Pemustaka dapat mengetahui informasi terkini di perpustakaan, karena itu, sebaiknya koleksi yang diterima perlu segera mungkin diolah.
3. Untuk mendapatkan koleksi yang sesuai dengan rumpun ilmu sehingga memudahkan temu baliknya.
4. Perpustakaan menjadi up to date dari sisi koleksi dan informasi
5. Kepuasan pemustaka

Pengolahan bahan pustaka sering dibahasakan sebagai proses yang dimulai dari pencatatan (registrasi), stempel, klasifikasi, katalogisasi, pembuatan label (call number), kantong buku, kartu buku, pembuatan barkode, pemasangan slip tanggal kembali, hingga bahan pustaka siap disimpan di rak dan dimanfaatkan oleh pemustaka.

Uraian secara singkat proses tersebut meliputi: 

    1.  Pencatatan. Arti pencatatan adalah mencatat koleksi yang diterima pada buku induk atau sering disebut inventaris perpustakaan. Untuk pencatatan, pustakawan perlu membedakan antara koleksi buku dengan koleksi non buku termasuk majalah/jurnal dan surat kabar tercetak. Pencatatn tersebut berguna untuk:

a.    Memudahkan pustakawan mengetahui jumlah, jenis, ragam, dan identitas koleksi yang menjadi milik perpustakaan

b.    Sebagai sumber informasi bagi stakeholder terkait koleksi yang dimiliki perpustakaan

c.    Sebagai daftar kepemilikan perpustakaan

     2. Stempel (stempling). Pemberian stempel artinya memberi tanda kepemilikikan koleksi. Pemberian stempel dilakukan pada setiap koleksi. Stempel tersebut biasanya dilakukan pada saat koleksi telah diterima oleh perpustakaan. Stempel terdiri atas stempel instansi/perpustakaan dan stempel proses pemilikan koleksi atau sering dibahasakan dengan stempel khusus yang memuat: tanggal terima, Asal koleksi, Banyaknya, Harga, No. Inventaris, dan Nomor Klas.

3. Klasifikasi. Klasifikasi yang dimaksud adalah pemberian nomor klas pada koleksi berdasarkan subjek koleksi/buku. Sistem klasifikasi yang paling banyak digunakan di perpustakaan adalah dengan menggunakan  sistem DDC (Dewey Decimal Classification). Secara umum, klasifikasi ini untuk menentukan susunan koleksi yang ada di perpustakaan. Klasifikasi ini juga sebagai dasar untuk pengelompokan ilmu pengetahuan pada perpustakaan. Misalnya, 000 untuk karya-karya umum; 100 untuk filsafat, metafisika, psikologi, logika, etika; 200 untuk agama, theology; 300 untuk ilmu-ilmu sosial; 400 untuk bahasa; 500 untuk matematika dan ilmu-ilmu alam; 600 untuk ilmu-ilmu terapan, kedokteran, teknologi; 700 untuk seni, rekreasi, hiburan, olahraga; 800 untuk linguistik, sastra; dan 900 untuk geografi, biografi, sejarah.

     4.  Katalogisasi. Katalog artinya daftar koleksi. Katalogisasi artinya melakukan pembuatan katalog. Untuk katalog perpustakaan yang lebih cepat atau lebih praktis ketika pemustaka melakukan pencarian koleksi di perpustakaan adalah dengan menggunakan katalog berbasis komputer atau sering disebut OPAC (Online Public Acces Catalog). Katalog ini biasanya mencantumkan informasi-informasi penting dari suatu bahan pustaka sebagai sumber informasi untuk temu balik koleksi seperti: judul, pengarang, edisi, cetakan, kota terbit, penerbit, tahun terbit, subjek bahasan, ISBN, dan cantuman lain misalnya, halaman, tinggi buku, ilustrasi, dan catatan penting lainnya menyangkut tentang koleksi misalnya, seri, judul asli, dan jejakan (tracing).

      5. Pembuatan Label (call number). Pembuatan label yaitu mencantumkan nomor klasifikasi koleksi dengan tiga huruf pertama pengarang dan satu huruf judul buku yang ditempel pada punggung buku, sekitar 4 cm dari bawah.

    6. Kantong buku dan kartu buku. Pembuatan kantong buku dan kartu buku dilakukan jika perpustakaan belum menggunakan teknologi (barcode). Jika perpustakaan menggunakan sistem barcode, sebaiknya kantong buku dan kartu buku ditiadakan. Hal ini karena fungsi barcode telah menggantikan fungsi kantong buku. Jika terjadi ‘mati lampu’ pada layanan sirkulasi maka pustakawan dapat membuat daftar catatan koleksi yang dipinjam dan segera menginputnya ke database sirkulasi begitu lampu telah menyala kembali. Artinya, fungsi kantong buku sudah tidak diperlukan lagi karena telah tergantikan dengan sistem barcode secara komputerisasi. Manfaat lainnya adalah efisiensi tenaga khususnya dalam pembuatan kelengkapan bahan pustaka (kantong buku dan kartu buku).

   7.  Pembuatan barcode. Barcode adalah kode angka dan huruf yang terdiri dari kombinasi garis (bar) dengan berbagai jarak (spasi) yang memiliki ketebalan yang berbeda satu sama lain yang sesuai dengan isi  code tersebut. Fungsi barcode:

a.  Dapat mempermudah dalam penginputan

b.  Mempermudah dalam penemuan data karena terbaca secara otomatis

c. Mempermudah membaca sebuah kode (garis vertical) kemudian diterjemahkan menjadi sebuah data/informasi

d.  Termasuk teknologi link (digital) sehingga memudahkan komputer membacanya dibanding dengan kode analog.

8.      Pemasangan slip tanggal kembali (date slip). Slip tanggal kembali biasanya di tempatkan pada jilid belakang. Fungsi slip tanggal kembali untuk:

a. Memberi keterangan yang berisi kapan buku dikembalikan.

b. Mengingatkan pemustaka agar disiplin dalam mengembalikan koleksi

c. Pemustaka cepat/ tertib mengembalikan buku yang dipinjamnya.

Sebagai contoh, berikut ini diberikan alur kerja/flowchart bagian pengolahan koleksi:

1.      Mulai

2.      Menerima buku dari bagian pengadaan

3.      Memeriksa/mencocokkan daftar dengan buku yang diterima dari bagian pengadaan dengan melakukan searching/penelusuran pada database

4.      Jika buku sudah ada datanya sebelumnya di database, buku langsung diproses dengan memberi barcode, membuat kelengkapan pustaka, dan menempel kelengkapan pustaka

5.      Kalau buku yang akan diproses belum ada pada database maka :

a.       Menentukan notasinya (nomor klas)

b.      Menentukan subyek

c.       Memberi barcode

d.      Membuat kelengkapan pustaka

e.       Menempel kelengkapan pustaka

6.      Inventarisasi

7.      Kirim ke bagian sirkulasi, referensi, dan cadangan

8.      Selesai

 

Keterangan FLowchart Pengolahan Buku

No	Alur Pengolahan Bahan Perpustakaan	Keterangan
1.	Menerima Bahan pustaka	-  Pustakawan menerima bahan pustaka dari bagian pengembangan koleksi -  Pustakawan memeriksa daftar bahan pustaka dari bagian pengembangan koleksi
2.	Verifikasi daftar buku	-      Pustakawan melakukan verifikasi dan searching data pada database -      Bila buku sudah pernah diolah selanjutnya melakukan editing -      Jika buku belum pernah diolah maka selanjutnya dilakukan proses pengolahan (katalogisasi, klasifikasi, menentukan tajuk subjek)
3.	Editing (sunting koleksi pada database)	Buku yang sudah pernah diolah selanjutnya dilakukan editing seperlunya (penambahan jumlah eks, barcode) terhadap hasil pengolahan sebelumnya.
4.	Katalogisasi	Pustakawan menentukan tajuk entri (pengarang dan judul)
5.	Klasifikasi	-      Pustakawan menentukan tajuk subjek -      Pustakawan menentukan notasi klasifikasi berdasarkan bagan DDC
6.	Inputing ke Pangkalan data	-      Melakukan inputing data bibiliografis buku ke pangkalan data.
7.	Kelengkapan Bahan Perpustakaan	-      Membuat kelengkapan bahan pustaka (Label nomor panggil, Kartu buku, Kantong buku, Cetak Barkode, Slip Tanggal Kembali)
8.	Pengiriman Bahan Perpustakaan	-      Bahan perpustakaan yang sudah diolah dikirim ke bagian layanan (sirkulasi, referensi, cadangan, sulawesiana)

Pengolahan koleksi di perpustakaan diperlukan agar koleksi perpustakaan yang telah diadakan dapat segera dilayankan dan dimanfaatkan oleh pemustaka. Untuk itu, pustakawan perlu sesegera mungkin mengolah buku baru atau koleksi yang diterimanya.