PENGEMBANGAN KOLEKSI DI PERPUSTAKAAN

PENGEMBANGAN KOLEKSI DI PERPUSTAKAAN

Oleh:

Iskandar

(Pustakawan Madya Unhas)

Tulisan ini menggambarkan pentingnya pustakawan memahami pengembangan koleksi di perpustakaan, tujuannya adalah:

1. Untuk memperoleh koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pemustaka sehingga koleksi dapat didayagunakan dengan sebaik-baiknya.
2. Untuk menjadikan perpustakaan sebagai sumber informasi terkini bagi pemustaka
3. Tercapai tujuan pendirian perpustakaan.
4. Membuat perpustakaan unggul dari sisi koleksi
5. Kepuasan pemustaka.

 Pengembangan koleksi di perpustakaan artinya membangun suatu koleksi perpustakaan yang mampu membuat perpustakaan menjadi kuat sehingga hasil akhirnya adalah tercapai fungsi dan tujuan didirikannya perpustakaan.

Pengembangan koleksi memiliki cakupan yang meliputi:

1. Kebijakan. Kebijakan yang dimaksud adalah kebijakan agar koleksi perpustakaan nantinya dapat dimanfaatkan dengan baik dan benar oleh pemustaka. Kebijakan dalam pengembangan koleksi pada prinsipnya meliputi:

a.  Prinsip kerelevanan. Artinya koleksi yang diadakan oleh perpustakaan harus dapat mencerminkan kesesuaian dengan kebutuhan pemustaka. Sesuai dengan jenis perpustakaan, termasuk sesuai dengan misi dan visi pembentukan perpustakaan. Untuk itu, untuk merealisasikan prinsip kerelevanan ini perlu ada pengkajian atau kebijakan terhadap seleksi koleksi tersebut agar prinsip kerelevanan ini dapat terealisasi.

b.   Prinsip kebutuhan. Artinya dalam pengembangan koleksi kebutuhan pemustaka adalah dasar yang perlu di pertimbangkan dengan baik. Prinsip ini dapat terealisasi jika pustakawan mampu menilai kebutuhan pemustaka, mampu mengkaji pemanfaatan koleksi, mampu mengevaluasi koleksi perpustakaan. Hasil akhirnya adalah koleksi sesuai dengan kebutuhan pemustaka.

c.      Prinsip kelengkapan. Artinya bahwa koleksi yang diadakan sudah mencakup semua aspek yang diperlukan oleh pemustaka. Diharapkan dengan prinsip kelengkapan ini akan menjadi dasar dalam menarik pemustaka untuk mengunjungi perpustakaan.

d.    Prinsip kemutakhiran. Artinya dalam pengembangan koleksi di perpustakaan berbasis pada perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi, dan komunikasi termasuk seni dan kebudayaan. Koleksi perpustakaan harus mencerminkan perkembangan yang terkini. Untuk itu, perpustakaan perlu mengikuti perkembangan terkait ilmu pengetahuan, teknologi, komunikasi, seni dan budaya yang sesuai dengan kebutuhan pemustaka. Tujuannya adalah agar perpustakaan dapat menjadi rujukan bagi pemenuhan kebutuhan informasi pemustaka secara lengkap.

e.   Prinsip Kerjasama. Artinya kerjasama dengan semua pihak agar koleksi perpustakaan berhasil diadakan sesuai dengan kebutuhan pemustaka, sesuai dengan jenis perpustakaan sehingga perpustakaan menjadi lengkap dengan memiliki koleksi yang kuat. Pihak-pihak itu adalah kepala perpustakaan, pustakawan, lembaga induk, tokoh masyarakat, dewan penyantun perpustakaan, termasuk wakil dari pemustaka. 

f.      Prinsip Keawetan. Artinya koleksi perpustakaan yang diadakan, memudahkan pustakawan dalam melakukan perawatan koleksi. Tujuannya agar koleksi menjadi awet, bersih & higienis sehingga dapat dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya oleh pemustaka.

g.  Prinsip kemudahan akses. Artinya koleksi yang diadakan harus mudah diakses oleh pemustaka baik di dalam perpustakaan, maupun di luar perpustakaan. Kemudahan akses ini tentunya dengan menggunakan teknologi informasi atau dengan sistem database berbasis web.

 2. Seleksi. Seleksi yang dimaksud adalah merealisasikan prinsip kerelevanan sesuai dengan kebutuhan pemustaka, sesuai dengan jenis perpustakaan, sesuai dengan visi dan misi pembentukan perpustakaan. Dalam seleksi ini, harus diperhatikan:

a.    Prosedur kebijakan seleksi. Artinya pihak pengembangan koleksi perpustakaan membuat manual atau prosedur dalam selesi agar diketahui siapa saja yang menentukan pengadaan koleksi, kriteria koleksi yang sesuai dengan keinginan atau kebutuhan pemustaka, dan penentuan kriteria-kriteria lainnya yang berhubungan dengan seleksi, termasuk evaluasi untuk keputusan pengadaan koleksi.

b.  Kewenangan pihak yang melakukan seleksi. Artinya, menentukan tugas dan tanggung jawab pihak-pihak yang terkait dalam seleksi bahan pustaka. Tujuannya adalah agar dihasilkan koleksi perpustakaan yang menjamin kebutuhan dan kesesuaian dengan jenis perpustakaan sehingga koleksi dapat dimanfaatkan oleh pemustaka dengan sebaik-baiknya

c.  Melakukan rekap kebutuhan pemustaka. Artinya, pihak pengembangan koleksi dapat melakukan rekap hasil identifikasi kebutuhan pemustaka untuk menyesuaikan dengan sumber dana perpustakaan. Dalam hal ini, tetap berprinsip pada prioritas kebutuhan koleksi dan besaran alokasi dana bagi perpustakaan. Jika kebutuhan koleksi lebih besar dari jumlah alokasi dana maka kelebihan kebutuhan koleksi dapat menjadi prioritas untuk anggaran berikutnya.

d.  Melakukan alat bantu pemilihan koleksi. Artinya, alat bantu pemilihan koleksi dapat dilakukan untuk mendapatkan koleksi yang sesuai dengan prinsip pengembangan koleksi, termasuk kajian kebutuhan pemustaka. Alat bantu itu misalnya, katalog penerbit (online atau manual), bibliografi, silabus mata kuliah, resensi, indeks, abstrak, dan sumber-sumber lain misalnya, internet, database perpustakaan.

 3. Pengadaan. Pengadaan yang dimaksud adalah prosedur dalam mengadakan koleksi di perpustakaan. Prosedur itu misalnya, dengan melakukan proses pemesanan, proses pengadaan dengan agen, atau melalui pembelian langsung. Cara pengadaan koleksi dapat dilakukan dengan cara:

a.   Pembelian. Artinya, koleksi dapat diperoleh dengan cara pembelian buku melalui toko buku, baik lokal maupun luar negeri. Pembelian secara langsung atau dapat dilakukan melalui agen (jobber). Untuk pembelian koleksi luar negeri sebaiknya dengan perantara agen, karena untuk pembelian langsung ke luar negeri biasanya terkendala pertanggungjawaban administrasi keuangan, apalagi jika perpustakaan termasuk instansi pemerintah. Pembelian dengan online untuk koleksi luar negeri juga bisa menjadi alternatif bagi perpustakaan.

b.   Tukar menukar. Artinya, perpustakaan dapat melakukan proses pertukaran koleksi jika diperlukan. Proses pertukaran berdasarkan pada asas saling membutuhkan dan menguntungkan.

c.     Hadiah. Artinya, perpustakaan dapat memberi hadiah berupa koleksi untuk perpustakaan lainnya. Dan perpustakaan yang bersangkutan juga dapat menerima hadiah tersebut sebagai pelengkap atau penghematan dalam pengadaan koleksi, tetapi perlu pertimbangan, apakah koleksi yang diterima sesuai dengan fungsi, jenis, dan kebutuhan pemustaka. Jika sesuai maka koleksi tersebut dapat segera diolah untuk dilayankan. Jika tidak sesuai dapat disimpan untuk proses pertukaran, atau dihadiahkan ke perpustakaan lain yang lebih membutuhan atau lebih sesuai dengan jenis perpustakaannya.

d.    Buatan sendiri. Artinya, perpustakaan dapat mengadakan koleksi dengan cara membuat sendiri atau kemas sendiri menjadi penerbitan yang bermanfaat untuk pemustaka. Terbitan itu misalnya, jurnal ilmu perpustakaan, informasi, dan komputer atau terbitan sejenis literatur sekunder misalnya, terbitan kumpulan abstrak koleksi perpustakaan, Indeks artikel majalah, indeks karya ilmiah perpustakaan, dan lain-lain.

4. Evaluasi koleksi. Evaluasi koleksi yang dimaksud adalah  untuk menilai kesesuaian koleksi dengan kebutuhan pemustaka sehingga diperoleh koleksi sesuai dengan tujuan, jenis, dan sesuai dengan visi dan misi perpustakaan. Ada beberapa cara yang dapat dilakukan agar koleksi perpustakaan dapat dievaluasi diantaranya:

a.         Membandingkan koleksi perpustakaan dengan kebutuhan pemustaka

b.       Melihat kriteria perbandingan jumlah koleksi dengan rasio pemustaka sesuai standar yang berlaku

c.         Berdasar tujuan perpustakaan dengan koleksi yang ada

d.        Melakukan kajian penggunaan koleksi oleh pemustaka

e.         Mengikuti perkembangan teknologi, informasi, komunikasi, seni, dan budaya

f.          Melihat respon pemustaka terhadap koleksi

g.         Pendayagunaan koleksi perpustakaan

Perpustakaan perlu melakukan evaluasi koleksinya agar pemustaka dapat menikmati informasi yang berkualitas di perpustakaan sehingga pengetahuan dan kemampuan pemustaka akan terus bertambah seiring dengan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi.

Pengembangan koleksi di perpustakaan perlu mendapat perhatian serius bagi semua pihak yang terkait. Pengembangan koleksi yang berhasil akan menggambarkan perpustakaan yang ‘hidup’ dan menjadi sumber informasi, pengetahuan, sampai kepada solusi terhadap permasalahan yang dihadapi oleh pemustaka. Pengembangan koleksi yang sesuai dengan fungsi dan jenis perpustakaan akan menjadikan perpustakaan sebagai pusat informasi yang ditunggu-tunggu oleh pemustaka. Untuk itu, pengembangan koleksi perlu menjadi prioritas di perpustakaan.