KEMAMPUAN PUSTAKAWAN MENERAPKAN MANAJEMEN DI PERPUSTAKAAN

KEMAMPUAN PUSTAKAWAN MENERAPKAN MANAJEMEN DI PERPUSTAKAAN

Oleh:

Iskandar

(Pustakawan Ahli Madya Unhas)

Tulisan ini untuk memberi gambaran perlunya pustakawan memiliki kemampuan dalam menguasai penerapan manajemen dalam perpustakaan sebagai suatu keterampilan sosial. Penguasaan pustakawan terhadap penerapan manajemen dalam perpustakaan akan berdampak pada kemajuan perpustakaan.

Penerapan manajemen di perpustakaan pada prinsipnya adalah untuk mencapai tujuan dengan usaha-usaha yang efektif. Tujuan ini dapat tercapai karena:

1. Ada pengetahuan terhadap tugas atau pekerjaan. Di perpustakaan setiap tenaga perpustakaan (pustakawan dan tenaga teknis perpustakaan) telah memiliki tugas dan fungsi masing-masing sesuai dengan penempatan tugasnya. Jika ada tenaga perpustakaan yang tidak memiliki tugas maka tenaga perpustakaan tersebut perlu dicarikan tugas atau diberi tugas untuk merencanakan tugas-tugasnya selama periode tertentu. Tugas manajemen adalah menempatkan tenaga perpustakaan sesuai dengan bidangnya atau keahlian dan/atau keterampilan yang dimilikinya. Setiap tenaga perpustakaan perlu menguasai tugas dan pekerjaannya agar dapat memberikan pelayanan yang sesuai dan terbaik.
2. Memiliki standar pekerjaan. Standar pekerjaan ini diperlukan agar setiap tenaga perpustakaan dapat melakukan tugasnya sesuai dengan prosedur yang berlaku, mengetahui solusi yang dapat diambil ketika terjadi hambatan, dan bagaimana mengambil keputusan dengan benar.
3. Perlu pengukuran keberhasilan pekerjaan. Setiap pekerjaan dari tenaga perpustakaan perlu diukur efektivitasnya, sampai di mana keberhasilannya. Pengukuran ini dengan cara kuantitatif. Dari pengukuran ini dapat diketahui efektivitas kinerja dari setiap tenaga perpustakaan, apa yang telah dicapai dan apa yang belum tercapai.
4. Terpeliharanya lingkungan bersama. Lingkungan bersama ini artinya adalah lingkungan yang dapat memberikan respon ekonomis, psikologis, sosial, politis yang diarahkan untuk mencapai kepuasan pemustaka.
5. Adanya pengendalian. Pengendalian di perpustakaan diperlukan agar semua kegiatan-kegiatan dalam perpustakaan sesuai dengan prosedur, tujuan, visi, dan misi perpustakaan.

 Untuk menguasai penerapan manajemen dalam perpustakaan, ada beberapa hal yang perlu dipahami yaitu:

1.  Memahami fungsi-fungsi manajerial. Fungsi-fungsi manajerial ini sangat bervariasi bahkan antara satu pendapat dengan pendapat lainnya kadang berbeda-beda dalam merumuskan fungsi-fungsi manajerial tersebut. Dari banyak pendapat tentang fungsi-fungsi manajerial maka disimpulkan ada tiga fungsi yang sama yaitu: a) Perencanaan (planning). Perencanaan bisa diartikan membuat rencana kerja yang tujuan akhirnya adalah pengambilan keputusan. b) Pengorganisasian (organizing). Pengorganisasian bisa diartikan dengan cara mengorganisasi atau mengatur Sumber Daya Pustakawan (SDP) yang mencakup unsur pembagian tugas, penegasan garis komando atau garis koordinasi, tujuan dan aktivitas kerja, serta kerja sama tim. c) Pengawasan (controlling). Pengawasan bisa diartikan sebagai proses untuk mengetahui apakah kegiatan sudah sesuai rencana. Pengawasan diperlukan agar tercipta keseimbangan, keberhasilan, dan menghindari hal-hal yang sifatnya negatif termasuk masalah-masalah yang dapat menghambat kemajuan.
2. Mengetahui sasaran perpustakaan. Sasaran merupakan hal yang paling penting dalam perpustakaan. Sasaran akan memberikan tujuan dan arah yang tepat sehingga tenaga perpustakaan dapat memberikan sesuatu yang benar dan sesuai dengan sasaran perpustakaan. Jika perpustakaan memiliki sasaran untuk kepuasan pemustaka maka sasaran tersebut harus dapat dinilai, dicapai, dan dilaksanakan.
3. Pengambilan keputusan. Pengambilan keputusan (decision maker) merupakan memilih alternatif yang ada untuk mencapai tujuan, mengatasi masalah dengan pertimbangan yang baik atau proses evaluasi berdasarkan data yang valid.
4. Pekerjaan perencanaan. Dengan pekerjaan perencanaan ini diharapkan dapat menjawab tentang siapa, apa, kapan, di mana, mengapa dan bagaimana tindakan-tindakan di masa depan dapat dilaksanakan. Dalam pekerjaan perencanaan ini hal yang perlu diperhatikan adalah fakta dan informasi yang dibutuhkan, cara berpikir yang refleksi, imaginasi dan forecast. Inti pekerjaan perencanaan adalah sebelum melakukan tindakan, harus direncanakan dengan sebaik-baiknya dan dilakukan secara terus-menerus.
5. Memahami konsep-konsep organisasi. Konsep organisasi adalah untuk membimbing sumber daya manusia (SDM) untuk bekerja sama secara efektif dan efisen untuk mencapai tujuan sehingga menghasilkan keberhasilan dalam tugas dan pekerjaan masing-masing. Dengan konsep organisasi akan menghasilkan pekerjaan yang terarah, ringan, cepat, dan berhasil. Hal ini karena adanya kelompok kerja yang saling bekerja sama yang terkoordinasi.
6. Adanya pembagian tugas. Pembagian tugas diperlukan sesuai dengan pertimbangan fungsi masing-masing unit tugas. Pembagian tugas diperlukan karena adanya berbedaan dari sifat dan jumlah pekerjaan, adanya berbagai jenis spesialisasi tugas, dan jumlah tenaga yang dibutuhkan. Dalam pembagian tugas diperlukan keterampilan, pengetahuan, dan pemikiran serta komposisi yang sesuai. Pertimbangan pembagian tugas adalah untuk menghemat biaya, memudahkan pengawasan, koordinasi, dan merealisasikan kecepatan layanan.
7. Berkomunikasi. Berkomunikasi yang dimaksud adalah berkomunikasi antara atasan dan bawahan begitu sebaliknya. Tujuannya adalah agar pekerjaan kepustakawanan dapat terlaksana dengan sebaik-baiknya. Manajer perlu berkomunikasi agar dapat menyuruh bawahannya mengerjakan pekerjaan yang sesuai, sedangkan bawahan memerlukan informasi terkait dengan pekerjaannya.
8. Mampu melakukan pengendalian. Inti pengendalian adalah untuk melakukan tindakan-tindakan koreksi, termasuk mencari alternatif untuk mengatasi masalah, mencari tindakan-tindakan yang bijaksana, menghindari penyimpangan, dan mencari solusi yang tepat untuk mengatasi penyimpangan tersebut sehingga menghasilkan koreksi yang tepat, mengurangi pemborosan, dan memudahkan pemberian atau pembagian tanggung jawab. Pengendalian harus mampu mengatasi dan mengidentifikasi persoalan manajemen perpustakaan. Hal ini menjadi tantangan bagi pihak manajer perpustakaan agar dapat mengatasi persoalan-persoalan dalam perpustakaan termasuk membatasi dan menentukan sikap atau pendapat yang mengarah kepada pengambilan keputusan yang tepat.
9. Melakukan fungsi wewenang. Wewenang berfungsi sebagai tanggung jawab yang menjadi kewajiban untuk melaksanakan tugas sebagai tanggung jawabnya dengan sebaik-baiknya. Jadi, wewenang memerlukan tanggung jawab. Pendelegasian wewenang diperlukan untuk membuat setiap individu bertanggung jawab terhadap tugasnya. Wewenang dilimpahkan dalam batas-batas yang ditentukan karena manajer memegang wewenang untuk mengelola seluruh kegiatan dan pada akhirnya akan bertanggung jawab penuh.
10. Kemampuan memotivasi. Tugas manajer adalah membuat bawahan untuk senantiasa bersemangat dalam menyelesaikan tugas atau pekerjaannya. Untuk memotivasi staf, diperlukan sikap yang ramah, penuh pertimbangan, menghindari konflik dengan bawahan, menciptakan kondisi kerja yang nyaman, memberikan promosi atau pujian bagi staf yang berprestasi tinggi, termasuk mensejahterakan staf.

 Kemampuan pustakawan untuk menerapkan manajemen di perpustakaan merupakan realisasi dari keterampilan sosial. Pustakawan perlu menguasai cara penerapan manajemen dalam perpustakaan agar fungsi perpustakaan sebagai wahana pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi untuk meningkatkan kecerdasan dan keberdayaan bangsa dapat tercapai. Tercapainya tujuan perpustakaan adalah inti dari penerapan manajemen dalam perpustakaan. Karena itu, pustakawan perlu terus menggali cara-cara yang efektif untuk merealisasikan tujuan perpustakaan. Cara yang efektif tersebut adalah dengan merealisasikan penerapan manajemen dalam perpustakaan.

Sumber bacaan:

George R. Terry. Prinsip-prinsip Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara, 2012.