PEKERJAAN PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA DI PERPUSTAKAAN

 PEKERJAAN PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA DI PERPUSTAKAAN

Oleh:

Iskandar

(Pustakawan Ahli Madya Universitas Hasanuddin)

Beberapa hari yang lalu, saya ditanya terkait pekerjaan pengolahan bahan pustaka di Perpustakaan. Tulisan singkat ini merupakan jawaban atas pertanyaan tersebut dan juga sebagai pelengkap tulisan sebelumnya tentang pengolahan koleksi di Perpustakaan.

            Tugas pustakawan dalam melaksanakan pekerjaan atau kegiatan pengolahan koleksi di Perpustakaan pada prinsipnya telah dilakukan. Hal tersebut bisa dilihat dari proses sirkulasi koleksi sebagai pekerjaan rutin di Perpustakaan. Secara individual, setiap bagian sebenarnya telah melakukan kegiatan pengolahan koleksi. Misalnya, pada bagian koleksi khusus, di bagian tersebut dilakukan proses pengolahan skripsi, tesis, disertasi, dan koleksi khusus lainnya (majalah dan surat kabar).

 

Setiap pustakawan di bagian manapun ditugaskan akan dihadapkan oleh tugas atau pekerjaan pengolahan bahan pustaka. Misalnya, pada bagian majalah, pengolahan majalah dilakukan oleh pustakawan begitu majalah tersebut diterima. Majalah yang cepat diolah akan cepat pula dimanfaatkan oleh pemustaka. Karena itu, setiap koleksi baru yang diterima segera diolah sehingga informasinya cepat sampai ke pemustaka.

 

Pengolahan koleksi dilakukan oleh pustakawan karena pekerjaan pengolahan koleksi dan atau bahan pustaka adalah kegiatan inti yang harus dilakukan pustakawan sebelum koleksi atau bahan pustaka tersebut dimanfaatkan oleh pemustaka. Pengolahan koleksi adalah dapurnya Perpustakaan.

 

Pengolahan bahan pustaka yang dilakukan oleh pustakawan bertujuan untuk melakukan pengaturan bahan pustaka yang tersedia agar dapat disimpan di tempatnya menurut susunan yang telah disepakati agar mudah ditemukan dan digunakan oleh pemustaka. Penyediaan dan penyampaian informasi yang terdapat pada koleksi Perpustakaan perlu diolah, diatur, dan dikembangkan agar dapat ditemukan kembali secara cepat dan tepat jika ada yang membutuhkannya.

            Salah satu tugas pustakawan dalam merealisasikan tujuan perpustakaan yang berbasis pemustaka adalah pengolahan bahan pustaka. Pekerjaan atau kegiatan pengolahan bahan pustaka merupakan kegiatan untuk mendeskripsikan bahan pustaka dan menyiapkan sarana temu kembali informasi meliputi kegiatan katalogisasi deskriptif, klasifikasi, penetapan tajuk subjek, dan pengelolaan data bibliografi

Pekerjaan pengolahan bahan pustaka yang dilakukan oleh pustakawan meliputi klasifikasi, katalogisasi, dan penyajian koleksi. Kegiatan kerja pengolahan bahan pustaka meliputi:

 

1. Inventarisasi yang meliputi:

• Mencatat setiap eksemplar dalam buku induk atau database.
• Memberi nomor induk/inventaris setiap eksemplar buku dan mencatatnya dalam buku yang bersangkutan.
• Majalah lepas dicatat dalam kartu majalah agar mudah diketahui volume dan nomor edisi yang diterima atau dalam database majalah.
• Majalah yang dijilid diperlakukan sebagai buku.
• Memberi cap/stempel milik pada setiap buku, pada halaman tertentu yang telah ditentukan sebelumnya.

   2. Klasifikasi merupakan kegiatan pengelompokan buku. Buku yang subjek  atau isinya sama dikumpulkan dan yang beda dipisahkan. Untuk melaksanakan kegiatan ini diperlukan alat, yaitu sistem klasifikasi.

   3. Katalogisasi. Kegiatan ini untuk mencari dan menemukan kembali dengan mudah suatu buku di perpustakaan maka setiap buku harus dibuatkan katalog.

   4. Memberi label buku pada punggung buku. Memberi label buku pada punggung buku memberi manfaat yang menunjukkan lokasi/tempat penyimpanan.

    5. Penyusunan buku. Penyusunan buku merupakan kegiatan menempatkan buku-buku atau koleksi    yang sudah selesai diolah dan telah dilengkapi dengan label di rak atau lemari buku.

 

Pekerjaan atau kegiatan pengolahan bahan pustaka yang dapat dilakukan pustakawan di Perpustakaan meliputi;

1.  Melakukan verifikasi data bibliografi adalah kegiatan memeriksa kebenaran dan atau kelengkapan data bibliografis suatu bahan pustaka dengan cara mencari dan membandingkan informasi pada master file (jajaran kartu katalog baik manual, maupun pangkalan data elektronik), shelflist (daftar koleksi menurut rak), katalog dalam terbitan dan sejenisnya untuk mengetahui apakah bahan pustaka pernah dimiliki atau untuk mengetahui kebenaran data bibliografis bahan pustaka tersebut;

2.   Melakukan katalogisasi adalah kegiatan membuat deskripsi data bibliografis bahan pustaka menurut standar/peraturan tertentu. Katalogisasi menghasilkan tiga jenis katalog, yaitu:

a.   Katalog sederhana, yaitu katalog yang hanya mencantumkan informasi  bibliografi tingkat satu berdasarkan International Standard Bibliographic Description (ISBD) atau AACR II serta MARC atau DUBLIN CORE untuk pangkalan data elektronik yang meliputi: judul sebenarnya, pengarang, edisi, penerbit, tempat terbit, tahun terbit, dan nomor standar, seperti ISBN/ISSN;

b.       Katalog kompleks atau juga disebut katalog lengkap, yaitu katalog yang mencantumkan informasi bibliografis bahan pustaka tingkat 2 sampai 3 berdasarkan ISBD atau AACR II serta MARC atau DUBLIN   CORE   untuk   pangkalan   data  elektronik tingkat 1 ditambah informasi penting lainnya, seperti: judul pararel atau judul lainnya, pernyataan kepengarangan, edisi, tempat terbit pertama, dst., penerbit pertama, dst., rincian fisik, judul seri, dan sub seri serta nomor seri. Katalog kompleks biasanya digunakan pada perpustakaan berskala besar, termasuk perpustakaan yang memiliki fungsi pengawasan bibliografis;

c.      Katalog  salinan, yaitu  katalog  yang  mencantumkan  informasi  bibliografis  bahan  pustaka dari Katalog  Dalam  Terbitan (KDT) atau sumber bibliografi lain (termasuk katalog elektronik internasional, seperti OCLC, BLCMP, Bibliofile, dan lain-lain) dengan atau tanpa menambah informasi yang diperlukan;

3.    Menentukan tajuk subjek adalah menganalisis isi bahan pustaka dan menentukan istilah yang sesuai untuk ditetapkan sebagai titik akses yang paling tepat untuk mewakili subjek atau isi buku, artikel majalah, dan lain-lain dengan menggunakan standar tertentu;

4.    Melakukan klasifikasi adalah menganalisis isi bahan pustaka dan menentukan notasi kelas yang tepat untuk mewakili subjek bahan pustaka tersebut dengan menggunakan pedoman tertentu, seperti bagan klasifikasi Dewey Decimal Classification  (DDC) atau Universal Decimal Classification (UDC) atau  bagan klasifikasi lain yang berlaku;

5.    Menentukan kata kunci adalah menentukan kata/istilah penting untuk  digunakan sebagai titik akses dalam penelusuran informasi yang terkandung dalam  pustaka;

6.    Membuat sari karangan indikatif adalah kegiatan menyarikan isi bahasan yang terkandung dalam  bahan  pustaka (antara 50-100 kata) untuk memberikan  gambaran mengenai cakupan umum isi bahan pustaka sehingga pembaca dapat mempertimbangkan apakah perlu membaca bahan pustaka tersebut;

7.    Membuat sari karangan informatif adalah kegiatan menyarikan isi bahasan yang terkandung dalam bahan pustaka (antara 100-300 kata) dengan menampilkan data kualitatif,  dan  atau  kuantitatif  yang  mewakili  isi   bahan pustaka tersebut agar pembaca tanpa membaca bahan pustaka aslinya dapat memperoleh inti bahasan, temuan dan atau gagasan secara cepat;

8.   Membuat anotasi adalah kegiatan membuat ulasan atau penjelasan singkat mengenai isi bahan pustaka, umumnya buku, (antara 25-100 kata), atau berupa deskripsi singkat yang biasanya ditambahkan sebagai suatu catatan setelah deskripsi bibliografi. Ulasan tersebut terdiri dari beberapa kalimat untuk memberi gambaran isi bahan pustaka secara singkat;

9.    Mengalihkan data bibliografi adalah kegiatan memindahkan informasi bibliografi dari suatu bahan pustaka ke dalam format baku baik secara manual, seperti kartu katalog, maupun elektronis, seperti  cantuman pangkalan data;

10. Menyunting data bibliografi adalah kegiatan memeriksa kebenaran deskripsi suatu bahan pustaka berdasarkan acuan tertentu baik yang akan dipublikasikan atau dalam rangka meningkatkan mutu basis data dan sistem akses informasi;

11. Mengelola data bibliografi adalah kegiatan memasukkan dan menyusun kartu katalog ke dalam jajaran katalog menurut sistem penjajaran yang ditetapkan, atau memelihara validitas data yang ada pada sistem pangkalan data elektronik, seperti updating, backup, indexing/inverting data bibliografis menurut suatu sistem tertentu;

12. Membuat kelengkapan pustaka adalah kegiatan menyiapkan dan memasang kelengkapan bahan pustaka, seperti label  buku,  kantong  buku,  slip  buku,  dan  lain-lain sebagai satu kesatuan agar bahan pustaka tersebut siap pakai bagi pemakai jasa perpustakaan;

13. Menyusun daftar tambahan pustaka adalah kegiatan mengumpulkan data entri tambahan bahan pustaka yang baru diterima perpustakaan dengan membuat deskripsi bibliografi berdasar aturan dan sistem tertentu baik dalam bentuk tercetak, maupun elektronik;

14. Menyusun bibliografi, indeks dan sejenisnya adalah kegiatan membuat daftar buku, artikel majalah, makalah,  laporan, dan lain-lain yang dibuat menurut aturan baku dan disusun berdasar sistem tertentu, seperti urutan pengarang, judul, subjek, dan lain-lain baik dalam format tercetak, maupun elektronik;

15. Membuat kliping adalah kegiatan memilih dan menghimpun artikel tentang suatu topik tertentu dari media massa serta menyusunnya menjadi suatu kumpulan karya yang disajikan baik dalam bentuk tercetak, maupun elektronik

Penjelasan dan contoh di atas perlu dipahami dengan baik oleh pustakawan agar mampu melaksanakan pekerjaan pengolahan bahan pustaka di Perpustakaan sehingga pustakawan dapat lebih kreatif dalam memberikan hasil kerja yang lebih bermanfaat bagi pemustaka yang pada akhirnya fungsi Perpustakaan untuk kecerdasan bangsa dapat terealisasi.