PENYIANGAN DI PERPUSTAKAAN

 PENYIANGAN DI PERPUSTAKAAN

 Oleh:

Iskandar

(Pustakawan Ahli Madya Universitas Hasanuddin)

 

Beberapa waktu yang lalu, saya ditanya terkait Penyiangan di Perpustakaan. Tulisan singkat ini merupakan jawaban atas pertanyaan tersebut.

 

Menyiangi koleksi yaitu kegiatan mengidentifikasi, memilih, dan mengeluarkan bahan pustaka dari jajarannya (raknya) untuk ditetapkan sebagai bahan pustaka yang perlu dilakukan penyiangan dan selanjutnya dilakukan penanganan pasca penyiangan, seperti disimpan terpisah, dihibahkan, ditukarkan, atau dimusnahkan. Kegiatan ini termasuk mengeluarkan cantuman koleksi dalam pangkalan data (database).

 

Apabila dilihat dari segi Istilah, ada beberapa istilah dalam Bahasa Inggris yang bermaksud menunjukkan pengertian penyiangan, seperti kata weeding, withdrawal, discarding, selection retirement, deselection, deacquisition, book retirement. Kata weeding merupakan kata yang banyak digunakan ketika pustakawan menyebut tentang penyiangan koleksi.

 

Berdasarkan ketentuan akreditasi Perpustakaan, penyiangan sebaiknya dilakukan 3 tahun sekali atau kurang. Sebaiknya kegiatan penyiangan dapat dilakukan setara rutin di Perpustakaan dan dibuatkan Berita Acara Penyiangan yang ditandatangani oleh kepala Perpustakaan.

Terkait kriteria koleksi Perpustakaan yang disiangi yang dapat menjadi pertimbangan adalah:

1.  Koleksi tersebut tidak pernah digunakan/dimanfaatkan;
2. Koleksi sudah out of date (ketinggalan informasi);
3. Keadaan fisik koleksi yang sudah tidak memungkinkan untuk diperbaiki.
4. Subjek tidak sesuai lagi dengan kebutuhan pemustaka
5. Informasi yang dikandung dalam bahan pustaka sudah usang karena adanya kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi serta teori yang baru dari teori sebelumnya.
6. Edisi terbaru sudah ada sehingga yang lama dapat dikeluarkan dari koleksi, namun bila ada teori penting dalam edisi lama yang masih sahih dan tidak dicakup lagi pada edisi yang baru, maka koleksi tersebut tidak perlu disiangi
7. Bahan pustaka yang isinya tidak lengkap lagi dan tidak dapat diusahakan gantinya
8. Bahan pustaka yang jumlah duplikasinya banyak, tetapi frekuensi pemakainya rendah maka sebaiknya hanya 5 eksemplar saja yang dipajang di rak, selebihnya dapat ditukarkan atau disumbangkan ke Perpustakaan lain yang lebih membutuhkan.
9. Bahan pustaka terlarang/dilarang beredar oleh pemerintah, bahan pustaka yang secara politik dan agama bertentangan dengan kebijakan pemerintah, adat yang berlaku dan agama yang dianut masyarakat, dalam hal ini biasanya hasil penyiangan tidak dibuang, namun disimpan di tempat terpisah dan hanya untuk kegiatan penelitian
10. Hadiah yang diperoleh tanpa diminta, dan tidak sesuai dengan kebutuhan
11. Sudah tersedia edisi terbaru,
12. Buku sangat kotor, lapuk, bau, lusuh dan sebagainya,
13. Buku yang dicetak dengan huruf yang tidak bisa dibaca (kecil) dengan kualitas kertas yang rendah dan banyak halaman yang hilang,
14. Terbitan berkala yang tidak disertai indeks.
    

Sedangkan koleksi yang perlu dipertahankan adalah koleksi dengan kriteria sebagai berikut:

1. Buku yang berkaitan dengan sejarah termasuk sejarah lokal,
2. Buku yang ditulis pengarang setempat (mengandung nilai-nilai budaya)
3. Buku referens lama yang belum ada penggantinya/revisinya,
4. Buku yang memiliki unsur history yang luas atau tinggi
5. Buku karya sastra, seni, dan buku kuno termasuk buku yang bersifat grand teory
6. Penemuan teknologi baru
7. Karya Ilmiah (skripsi, tesis, disertasi, laporan penelitian) 
8. Karya pengembangan teknologi  

Prosedur Penyiangan Bahan Pustaka dapat dilakukan dengan cara:

1. Pustakawan mengadakan pemilihan bahan pustaka yang perlu dikeluarkan dari koleksi berdasarkan pedoman penyiangan, misalnya atas dasar usia terbit, subyek, cakupan, kandungan informasi, dan fisik bahan pustaka
2. Pustakawan mendata calon bahan pustaka yang akan disiangi, misalnya buku, majalah, brosurr, leaflet, kaset rekaman, laporan, dan sebagainya
3. Apabila memungkinkan, sertakan data pemanfaatan buku itu
4. Pustakawan membuat daftar dari bahan pustaka yang mungkin sudah waktunya dikeluarkan dari koleksi
5. Buku yang dikeluarkan dari koleksi, kartu bukunya dikeluarkan dari kantong buku yang bersangkutan, kartu katalognya ditarik dari laci/jajaran katalog dan menghapus data dari pangkalan data atau katalog elektronik
6. Buku-buku tersebut di cap “dikeluarkan dari koleksi Perpustakaan”
7. Apabila bahan pustaka tersebut masih dapat dipakai orang lain dapat disisihkan untuk bahan penukaran atau hadiah.
8. Apabila pustakawan ragu bahwa buku itu mungkin masih dicari bisa disusun di gudang dulu.
9. Apabila dalam beberapa tahun buku itu tidak ada yang membutuhkan lagi maka buku itu dapat dikeluarkan dari gudang perpustakaan.
10. Bahan pustaka yang akan dikeluarkan dari perpustakaan dibuatkan berita acara dan beberapa prosedur administrasi lainnya.
11. Untuk bahan pustaka yang akan dimusnahkan hendaknya memperhatikan peraturan yang berlaku berkaitan dengan penghapusan barang milik negara, terutama untuk Perpustakaan yang bernaung di bawah pemerintah

Manfaat Penyiangan Bahan Pustaka di Perpustakaan antara lain:

1. Bahan pustaka yang ada dapat terus dikembangkan sesuai dengan kebutuhan pemustaka baik dari segi isi, usia maupun fisiknya, termasuk tempat penyimpanannya.
2. Mengurangi kepadatan koleksi sehingga ruangan yang tersedia benar-benar diisi untuk koleksi yang sering digunakan dan sesuai dengan kebutuhan pemustaka,
3. Bahan pustaka hasil penyiangan dapat dimanfaatkan oleh perpustakaan lain yang memerlukan
4. Koleksi Perpustakaan lebih teratur dan terawat dengan baik

Tujuan Penyiangan Bahan Pustaka yaitu:

1. Untuk membina dan memperbaiki nilai pelayanan informasi oleh perpustakaan,
2. Untuk memperbaiki penampilan dan kinerja perpustakaan,
3. Untuk meningkatkan daya guna dan hasil guna ruang dan bahan pustaka yang dimiliki,
4. Untuk meningkatkan akses ke dokumen yang menjadi tekanan utama koleksi,
5. Untuk penghematan ruang atau Mengatasi kendala ruangan yang kecil atau sempit agar memperoleh tambahan tempat (shelf space),
6. Menyelamatkan nilai informasi suatu dokumen,
7. Menyelamatkan fisik dari suatu dokumen,
8.  Mempercepat proses temu kembali,
9. Agar koleksi bisa dimanfaatkan secara maksimal sebagai central informasi yang akurat, relevan, up to date,
10. Memungkinkan petugas Perpustakaan untuk mengelola koleksi lebih efektif dan efisien.

Penjelasan singkat di atas perlu dipahami dengan baik oleh pustakawan termasuk stakeholders  Perpustkaan agar mampu melakukan kegiatan penyiangan secara benar dan sesuai ketentuan yang berlaku sehingga pada akhirnya fungsi Perpustakaan untuk kecerdasan bangsa dapat terealisasi.

Sumber bacaan:

 Rapita. (2021). Kegiatan penyiangan bahan pustaka (weeding) di Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi. LIBRIA, 12 (2), 196-219.