UPAYA PUSTAKAWAN BERDIPLOMASI UNTUK MEMPENGARUHI, MENGARAHKAN, DAN MEMIMPIN ORANG LAIN

UPAYA PUSTAKAWAN BERDIPLOMASI UNTUK MEMPENGARUHI, MENGARAHKAN, DAN MEMIMPIN ORANG LAIN

Oleh:

Iskandar

(Pustakawan Madya Unhas)

Pustakawan perlu berdiplomasi agar dapat mempengaruhi, mengarahkan, dan memimpin orang lain. Berdiplomasi yang dimaksud adalah melakukan seni tutur yang halus agar tujuan diplomasi tercapai, sehingga pustakawan dapat melaksanakan tugasnya dengan baik atau paling tidak dapat merealisasikan fungsi dan tujuan perpustakaan.

Tujuan pustakawan mengetahui teknik dalam berdiplomasi adalah:

1. Keahlian dalam bertutur sehingga pemustaka memahami maksud, tujuan, serta perubahan sikap terhadap pemanfaatan perpustakaan.
2. Tercapainya tujuan kebijakan pimpinan terhadap perpustakaan
3. Terlaksananya sistem koodinasi
4. Pustakawan memiliki kemampuan dalam menyampaikan pendapat, pikiran, serta sikap yang baik dan jujur, dalam melakukan kerjasama antar perpustakaan baik di dalam negeri maupun di luar negeri.
5. Pustakawan mampu menyelesaikan konflik.

Pustakawan perlu menguasai teknik dalam berdiplomasi agar dapat mempengaruhi orang lain untuk senantiasa memanfaatkan perpustakaan sebagai sumber rujukan, sumber penyelesaian konflik, sumber pengetahuan, dan sumber pengambilan keputusan.

Pustakawan perlu menguasai teknik berdiplomasi agar dapat mengarahkan orang lain agar terus menjadikan perpustakaan sebagai sumber ilmu pengetahuan, sumber keterampilan untuk menjadikan setiap orang dapat berbuat baik, jujur, dan mampu memberi yang terbaik terhadap sesama di seluruh jagad.

Pustakawan perlu menguasai teknik berdiplomasi agar dapat memimpin orang lain untuk mencapai kesuksesan dalam bekerja sama, untuk mencapai tujuan dalam organisasi, untuk membina koordinasi yang baik dengan seluruh elemen yang ada, mampu menciptakan suasana yang harmonis dalam proses kerja sama termasuk mampu mencari solusi dan keputusan secara cepat tanpa merugikan orang lain.

           Upaya pustakawan dalam berdiplomasi ini dapat dilakukan dengan cara:

1. Memanfaatakan semua sumber-sumber informasi dengan baik dan benar serta belajar menguasai dan memanfaatakan saluran komunikasi misalnya internet, teknik bertutur, teknik memberikan layanan yang prima dan berkualitas, menguasai budaya.
2. Belajar bekerja sama dengan tim, bekerja sama dengan perpustakaan baik di dalam negeri, maupun di luar negeri, baik lembaga swasta, maupun lembaga pemerintahan.
3. Perlu membina kepercayaan, kejujuran, dan dialog
4. Belajar mengambil keputusan dengan cepat.
5. Mampu membaca keadaan dengan mencari solusi yang tepat
6. Menjadi pribadi yang unik, memiliki wawasan atau pandangan yang luas dan mampu menganalisis masalah dengan tepat.

Untuk itu, pustakawan perlu menguasai ilmu berdiplomasi agar dapat menciptakan suasana perpustakaan seperti suasana ketika dua atau lebih negara berhasil mengadakan negosiasi sebagai tanda kerja sama, untuk saling mendapatkan keuntungan masing-masing dalam suatu kebijakan secara bersama-sama.

KONSEP ORGANIZATIONAL DESIGN PERPUSTAKAAN

KONSEP ORGANIZATIONAL DESIGN PERPUSTAKAAN

Oleh:

Iskandar

(Pustakawan Madya Unhas)

Konsep organizational design perpustakaan adalah konsep yang mengarah kedesain struktur organisasi. Desain struktur organisasi yang baik mencerminkan kinerja organisasi yang baik, sebaliknya struktur organisasi yang tidak praktis mencerminkan kinerja organisasi yang tidak praktis pula.

Konsep desain struktur organisasi perlu dipikirkan seefektif mungkin. Pembuatannya harus mencerminkan tujuan yang ingin dicapai, menggambarkan bagian-bagian secara detail dengan tetap berorientasi pada pemustaka. Menggambarkan bagian-bagian secara detail bukan berarti terlalu banyak jabatan atau terlalu birokratis tetapi yang dimaksud menggambarkan bagian-bagian secara detail adalah struktur organisasi yang lengkap, simpel, dan fleksibel yang mencerminkan kecepatan, ketepatan, dan keberhasilan layanan, dan bukan berbelit-belit.

Untuk itu, tujuan yang ingin dicapai dengan konsep organizational design perpustakaan:

1. Konsep organizational design perpustakaan harus berorientasi ke pemustaka
2. Menggambarkan kemudahan, ketepatan, dan keberhasilan layanan perpustakaan
3. Dasar pencapaian standar perpustakaan (ISO)
4. Berfungsinya analisis jabatan
5. Menghilangkan istilah terlalu birokratis dan terlalu banyak jabatan yang kurang perlu.
6. Menggambarkan kinerja staf dan SOP masing-masing bagian
7. Memudahkan evaluasi kinerja setiap bagian
8. Menggambarkan tanggung jawab masing-masing bagian
9. Menggambarkan terciptanya garis komando dan garis koordinasi antar bagian
10. Mempermudah pengambilan keputusan.

Hasil akhir dari  konsep organizational design perpustakaan adalah tercapainya kinerja perpustakaan dan tentu saja kepuasan pemustaka akan layanan yang diberikan oleh perpustakaan. Untuk itu, perpustakaan harus mengkaji secara mendalam perlunya menghilangkan bagian-bagian yang tidak terlalu di perlukan dalam struktur organisasi tersebut.

Diharapkan dengan menghilangkan bagian-bagian yang tidak perlu dalam struktur organisasi, akan terealisasi efektivitas, efesiensi, dan produktivitas yang tinggi dari kinerja pustakawan, sehingga tercapai tujuan perpustakaan, tercapai visi dan misi perpustakaan, serta kepuasan pemustaka ketika menggunakan layanan perpustakaan, ketika mengurus berbagai kebutuhan di perpustakaan.

Konsep organizational design perpustakaan diperlukan untuk menjamin kinerja setiap bagian sehingga dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan perkembangan ilmu dan kemajuan pengetahuan, teknologi, dan peradaban manusia. Karena itu, pembuatan konsep organizational design di perpustakaan tetap harus memperhitungkan sumber daya pustakawan, kuantitas, dan keahlian pustakawan yang diberi wewenang dan tanggung jawab.

Diharapkan perpustakaan yang menerapakan konsep organizational design ini sesuai dengan standar dan kebutuhan, akan menjadi struktur yang mampu menjadikan perpustakaan menjadi kuat dan mampu mengatasi kelemahan layanan perpustakaan yang sering dikeluhkan oleh pemustaka. Keluhan itu misalnya terlalu birokratis, berbelit-belit, dan lain-lain. 

PERPUSTAKAAN HYBRID

PERPUSTAKAAN HYBRID

Oleh:

Iskandar

(Pustakawan Madya Unhas)

Perpustakaan hybrid atau sering disebut perpustakaan hibrida adalah perpustakaan yang menggunakan dua cara yaitu cara elektronik dan tercetak, dipadukan untuk saling menunjang satu dengan yang lainnya. Perpustakaan hybrid sering juga disebut perpustakaan campuran, yaitu bercampurnya koleksi elektronik dengan koleksi non elektronik.

Sistem perpustakaan hybrid masih banyak yang menggunakannya di Indonesia, mulai perpustakaan sekolah, perguruan tinggi, sampai perpustakaan umum. Alasannya karena perpustakaan pada umumnya masih mengoleksi atau mengadakan pembelian koleksi tercetak dan koleksi berbasis elektronik.

Ciri-ciri perpustakaan hybrid:

1.  Perpustakaan hybrid memadukan antara perpustakaan berbasis elektronik dengan perpustakaan berbasis cetak
2. Koleksinya perpustakaan hybrid biasanya terdiri atas bahan cetak dan bahan noncetak
3. Perpustakaan hybrid memiliki koleksi tercetak yang setara dengan koleksi digitalnya
4. Perpustakan hibrida memiliki konsep cakupan jasa informasi yang mendukung ke arah koleksi elektronik atau digital tetapi tetap berbasis cetak.

Berdasarkan hal tersebut maka dapat disimpulkan bahwa perpustakaan hybrid: 

Koleksi	Layanan	SDM	Sarana dan prasarana
Menggabungkannya koleksi buku dan non buku misalnya: buku, majalah, dan juga bahan-bahan berupa jurnal elektronik, e-book dan sebagainya	Memadukannya cara elekronik dan non elektronik misalnya menggunakan software (online) dan menggunakan tatap muka (offline)	Membutuhkan pustakawan yang bisa komputer dan pustakawan  yang mampu memelihara, mengolah koleksi manual	Membutuhkan sarana dan prasarana perpustakaan yang mendukung tujuan perpustakaan hybrid yaitu berbasis cetak dan non cetak

 Perpustakaan hybrid memiki memiliki tujuan sesuai dengan tujuan perpustakaan pada umumnya yaitu mencerdaskan kehidupan bangsa. Perpustakaan hybrid masih menerapkan sistem semi elektronik, sehingga perpustakaan masih sangat sulit untuk temu balik koleksi cetak, membutuhkan waktu baik dalam pencarian, pengolahan, maupun penemuannya di rak, bahkan pustakawan sering sulit untuk mengontrol koleksi tercetaknya, dan perlu sering-sering melakukan stock opname.

Perpustakaan hybrid senantiasa menyiapkan koleksi berbasis elektronik dan berbasis cetak. Koleksi ini dipadukan dalam perpustakaan sehingga memperluas cakupan jasa informasi. Alasan bertahannya perpustakaan hybrid adalah karena masih banyak pemustaka yang mencari literatur berdasarkan sumber aslinya, khususnya untuk kajian literatur pada penelitian atau tugas akhir studi baik S1, S2, maupun S3.

PERPUSTAKAAN DIGITAL

PERPUSTAKAAN DIGITAL

Oleh:

Iskandar

(Pustakawan Madya Unhas)

Perpustakaan digital memiliki banyak definisi, tetapi inti dari perpustakaan digital adalah perpustakaan yang mengoleksi semua koleksinya dalam bentuk file elektronik sehingga mudah dalam penyimpanan, penelusuran, penemuan kembali, dan menggunakan jaringan komputer. Mulai dari pengadaan, pengolahan, hingga pendistribusiannya menggunakan teknologi jaringan komputer.

Pemustaka yang memanfaatkan perpustakaan digital dengan baik dan benar, diharapkan:

1. Memanfaatakan informasi yang sifatnya cepat, praktis, dan mudah.
2. Mendapatkan layanan akses on-line dimana saja selama 24 jam
3. Mendapatkan kenyamanan dalam layanan
4. Mendapatkan pengetahuan dan kemampuan untuk belajar mandiri
5. Kemudahan untuk mengetahui informasi terkini di seluruh dunia.
6. Meningkatkan kecerdasan kehidupan bangsa
7. Menumbuhkan kegemaran membaca.
8. Mempercepat keberhasilan pendidikan

 Proses digitalisasi yaitu mengubah dokumen cetak menjadi dokumen digital misalnya dengan cara menscan, memformat file menjadi  file tertentu yang sesuai dengan format digital dan mampu dibaca komputer atau alat baca digital lainnya. Koleksi yang dapat digitalisasi misalnya seluruh bahan pustaka, naskah kuno, karya audio visual, video, musik, peta, karya seni rupa, dan lainnya.

Perpustakaan digital mempunyai manfaat yang cukup berarti diantaranya:

1. Memudahkan penyebaran informasi
2. Tidak memerlukan tempat penyimpanan atau rak
3. Datanya mudah dipindah-pindahkan, mudah dirawat, mudah ditemukan.
4. Pengiriman cepat, sehingga informasinya tetap up-date
5. Mampu menampilkan data baik dalam bentuk video, suara, foto, maupun full teks
6. Informasinya bersifat awet dan tahan lama.
7. Mampu diakses secara bersamaan oleh banyak pemustaka
8. Mudah dikreasikan.

Koleksi perpustakaan digital berbentuk file elektronik sehingga membutuhkan alat baca secara elektronik juga. Alat baca ini bisa saja mahal harganya sehingga pihak perpustakaan perlu menyiapkan anggaran khusus untuk pengadaan sarananya. Berikut ini hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam pengelolaan perpustakaan digital:

Peralatan	SDM	Koleksi	Perlu perhatian khusus
Membutuhkan peralatan yang berhubungan proses digitalisasi misalnya: scanner, jaringan, database, komputer, alat konversi file, dan sebagainya	Memerlukan pustakawan yang menguasai komputer, menguasai teknologi informasi, dan memiliki sifat-sifat yang berhubungan dengan kesabaran, ketelitian, kerja keras, semangat untuk maju, dan kemampuan untuk bekerja sama	Semua koleksi harus dalam bentuk file digital.	Biaya pemeliharaaan, pengadaan sarana digital baru maksimal 5 tahun sekali, menghindari cantuman yang berulang atau sama.

Perpustakaan yang maju adalah perpustakaan yang mampu menerapkan sistem digitalisasi koleksi secara menyeluruh. Sistem digitalisasi ini yang membuat perpustakaan mampu bersaing, mampu bertahan, dan menjadi perpustakaan yang dicita-citakan oleh setiap pemustaka. Perpustakaan digital akan membuat pemustaka menjadi nyaman, cerdas, dan mandiri, termasuk memiliki kegemaran membaca.