PENGAWASAN SIRKULASI (CIRCULATION CONTROL)

PENGAWASAN SIRKULASI (CIRCULATION CONTROL)

Oleh:

Iskandar

(Pustakawan Madya Unhas)

Pengawasan sirkulasi (circulation control) bisa dibahasakan atau didefinisikan sebagai kegiatan meneliti, mengawasi, mengontrol proses layanan sirkulasi, agar berjalan sesuai dengan aturan dan menjamin bahwa tujuan layanan sirkulasi tercapai.

Layanan sirkulasi adalah layanan pemustaka yang sering berhubungan dengan proses peminjaman, pengembalian, perpanjangan koleksi, termasuk kegiatan-kegiatan lainnya yang berhubungan misalnya denda, pembuatan bebas pustaka, penarikan buku yang terlambat dikembalikan sampai pembuatan laporan dan statistik.

Pengawasan sirkulasi (circulation control) dapat dilakukan dengan mengontrol peredaran buku, baik yang terpinjam, kembali, maupun yang diperpanjang. Dari pengawasan sirkulasi juga diharapkan diketahui jumlah buku yang terbanyak terpakai, buku yang belum dikembalikan, buku yang sedang dipinjam, siapa yang meminjamnya, kapan dikembalikan, sehingga memudahkan pustakawan mengambil keputusan tentang layanan sirkulasi.

Manfaat pengawasan (circulation control) adalah:

1. Untuk mengetahui proses layanan sirkulasi dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan prosesnya, misalnya secara elektronik/komputerisasi mulai dengan menginput peminjam buku ke dalam database sirkulasi, buku yang ingin dipinjam, lama peminjaman, tanggal pengembalian, sampai buku tersebut dikembalikan.
2. Untuk mengetahui hambatan-hambatan, kesulitan, dan kelemahan dari layanan sirkulasi yang ada di perpustakaan, sehingga memudahkan dalam mencari solusi termasuk pengambilan keputusan.
3. Untuk mengetahui secara dini kendala yang dihadapi dalam memproses layanan sirkulasi misalnya tidak terdeteksi database buku, database peminjam, atau sistem barcode tidak terbaca secara benar.
4. Untuk menghindari terjadinya kesalahan pustakawan dalam menginput, penagihan denda, penarikan buku yang terlambat kembali, atau kesalahan mendeteksi si peminjam buku.
5. Untuk mengetahui nama peminjam, koleksi yang dipinjam, sehingga menghindari kehilangan koleksi.
6. Untuk mengetahui koleksi yang dimanfaatkan, dan koleksi yang kurang dimanfaatkan.
7. Untuk menciptakan proses layanan sirkulasi yang efisien, cepat, dan tepat.
8. Memudahkan dalam melakukan evaluasi terhadap layanan sirkulasi yang telah dilakukan.

Dengan melakukan pengawasan (circulation control), pustakawan dapat mengetahui manfaat dan tujuan layanan sirkulasi, pentingnya layanan sirkulasi, perlunya efisiensi dalam layanan sirkulasi, dan evaluasi terhadap layanan sirkulasi yang telah dilakukan sehingga hasil akhirnya adalah layanan sirkulasi dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

Ketika pengawasan sirkulasi ini berjalan dengan baik, maka akan berdampak baik pula terhadap perpustakaan, pustakawan mudah mengetahui siapa-siapa yang terlibat dalam proses transaksi peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan koleksi, sehingga memudahkan pengambilan tindakan, keputusan atau kebijakan.

Ketika dalam pengawasan sirkulasi terdapat hal-hal yang tidak diinginkan, masalah, hambatan atau kendala maka perlu tindak lanjut dari pimpinan perpustakaan untuk melakukan usaha perbaikan terhadap kekurangan, kelemahan, atau kesalahan suatu sistem yang ada, sehingga layanan sirkulasi tetap dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan rencana.