STRUKTUR ORGANISASI PERPUSTAKAAN

STRUKTUR ORGANISASI PERPUSTAKAAN

Oleh:

Iskandar

(Pustakawan Madya Unhas)

Struktur organisasi adalah komposisi atau batasan-batasan personil yang ada dalam organisasi yang berfungsi untuk pengaturan tanggung jawab, pekerjaan, dan hubungan antar personil. Organisasi adalah sekumpulan orang yang saling bekerja sama, saling bahu-membahu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Pustakawan perlu menguasai dan memahami struktur organisasi dalam perpustakaan agar pustakawan dapat memberikan layanan yang terbaik kepada pemustaka. Dalam struktur organisasi, pustakawan dapat mengetahui segala hal yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawabnya, sehingga pada akhirnya tujuan perpustakaan dapat tercapai.

Manfaat struktur organisasi di perpustakaan adalah membuat pemustaka mengetahui:

1.      Kedudukan setiap pustakawan dalam perpustakaan

2.      Tugas masing-masing bagian dalam perpustakaan

3.      Peran dan fungsi pustakawan

4.      Tergambar tujuan setiap bagian

5.      Kegiatan atau pekerjaan setiap bagian di perpustakaan

6.      Tanggung jawab setiap pustakawan

7.      Wewenang sesuai bagian tugasnya

8.      Kewajiban dari setiap bagian di perpustakaan

9.      Hak setiap pustakawan

10.  Atasan, penanggung jawab, atau kepala perpustakaan

11.  Koordinator setiap bagian di perpustakaan

12.  Ketua Kelompok pustakawan

13.  Staf pelaksana

14.  Mekanisme atau alur setiap bagian yang saling berhubungan

15.  Garis komando

16.  Garis koordinasi

Adapun tujuan struktur organisasi di perpustakaan adalah:

1. Agar pustakawan tidak saling menyalahkan, tidak saling lempar tanggung jawab, tidak saling mengharapkan, tidak saling berebut kekuasaan dalam perpustakaan.
2. Pembagian tugas jelas sehingga memudahkan dalam pencapaian tujuan
3. Pustakawan dapat lebih kreatif, berinovasi untuk pelaksanaan tugas masing-masing.
4. Memudahkan dalam pengambilan keputusan sesuai kewenangan masing-masing
5. Jalannya perpustakaan sesuai dengan harapan pemustaka karena tanggung jawab, kewajiban pada setiap bagian jelas dan terarah.
6. Memudahkan pimpinan untuk mengambil keputusan, kebijakan berkaitan dengan permintaan informasi atau data untuk lembaga induk atau lainnya.
7. Lebih efisen dalam penggunaan sumber daya pustakawan (SDP).
8. Memudahkan dalam pengukuran kinarja karena setiap bagian telah memiliki tugas masing-masing.

 Struktur organisasi dalam perpustakaan perlu ditata mengenai kekuasaan, pekerjaan, tanggung jawab, dan fungsi masing-masing bagian agar dapat mencapai tujuan perpustakaan dengan baik. Setiap bagian harus siap untuk memberi layanan yang terbaik sesuai dengan tugas tanggung jawab bagiannya. Pustakawan perlu mengetahui tugas dan fungsi pada bagian masing-masing. Untuk itu, koordinator bagian perlu membuat job description untuk setiap bidang tugas pada bagiannya, menentukan personil atau pustakawan yang bertanggung jawab terhadap tugas tersebut, tujuannya adalah agar bagian tersebut dapat berjalan lancar sehingga tujuan perpustakaan dapat tercapai.

Manfaat dan tujuan dari pembentukan struktur organisasi dalam perpustakaan hanya akan berhasil jika setiap bagian di perpustakaan tetap bekerja sama, saling dukung mendukung, saling bahu membahu, dan saling menjaga keharmonisan masing-masing. Hal terpenting adalah struktur organisasi dalam perpustakaan perlu diketahui, dipelajari, dikuasai dan dilaksanakan agar tercipta lingkungan kerja yang menyenangkan dan tujuan perpustakaan dapat tercapai.