PENGAWASAN SIRKULASI (CIRCULATION CONTROL)

PENGAWASAN SIRKULASI (CIRCULATION CONTROL)

Oleh:

Iskandar

(Pustakawan Madya Unhas)

Pengawasan sirkulasi (circulation control) bisa dibahasakan atau didefinisikan sebagai kegiatan meneliti, mengawasi, mengontrol proses layanan sirkulasi, agar berjalan sesuai dengan aturan dan menjamin bahwa tujuan layanan sirkulasi tercapai.

Layanan sirkulasi adalah layanan pemustaka yang sering berhubungan dengan proses peminjaman, pengembalian, perpanjangan koleksi, termasuk kegiatan-kegiatan lainnya yang berhubungan misalnya denda, pembuatan bebas pustaka, penarikan buku yang terlambat dikembalikan sampai pembuatan laporan dan statistik.

Pengawasan sirkulasi (circulation control) dapat dilakukan dengan mengontrol peredaran buku, baik yang terpinjam, kembali, maupun yang diperpanjang. Dari pengawasan sirkulasi juga diharapkan diketahui jumlah buku yang terbanyak terpakai, buku yang belum dikembalikan, buku yang sedang dipinjam, siapa yang meminjamnya, kapan dikembalikan, sehingga memudahkan pustakawan mengambil keputusan tentang layanan sirkulasi.

Manfaat pengawasan (circulation control) adalah:

1. Untuk mengetahui proses layanan sirkulasi dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan prosesnya, misalnya secara elektronik/komputerisasi mulai dengan menginput peminjam buku ke dalam database sirkulasi, buku yang ingin dipinjam, lama peminjaman, tanggal pengembalian, sampai buku tersebut dikembalikan.
2. Untuk mengetahui hambatan-hambatan, kesulitan, dan kelemahan dari layanan sirkulasi yang ada di perpustakaan, sehingga memudahkan dalam mencari solusi termasuk pengambilan keputusan.
3. Untuk mengetahui secara dini kendala yang dihadapi dalam memproses layanan sirkulasi misalnya tidak terdeteksi database buku, database peminjam, atau sistem barcode tidak terbaca secara benar.
4. Untuk menghindari terjadinya kesalahan pustakawan dalam menginput, penagihan denda, penarikan buku yang terlambat kembali, atau kesalahan mendeteksi si peminjam buku.
5. Untuk mengetahui nama peminjam, koleksi yang dipinjam, sehingga menghindari kehilangan koleksi.
6. Untuk mengetahui koleksi yang dimanfaatkan, dan koleksi yang kurang dimanfaatkan.
7. Untuk menciptakan proses layanan sirkulasi yang efisien, cepat, dan tepat.
8. Memudahkan dalam melakukan evaluasi terhadap layanan sirkulasi yang telah dilakukan.

Dengan melakukan pengawasan (circulation control), pustakawan dapat mengetahui manfaat dan tujuan layanan sirkulasi, pentingnya layanan sirkulasi, perlunya efisiensi dalam layanan sirkulasi, dan evaluasi terhadap layanan sirkulasi yang telah dilakukan sehingga hasil akhirnya adalah layanan sirkulasi dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

Ketika pengawasan sirkulasi ini berjalan dengan baik, maka akan berdampak baik pula terhadap perpustakaan, pustakawan mudah mengetahui siapa-siapa yang terlibat dalam proses transaksi peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan koleksi, sehingga memudahkan pengambilan tindakan, keputusan atau kebijakan.

Ketika dalam pengawasan sirkulasi terdapat hal-hal yang tidak diinginkan, masalah, hambatan atau kendala maka perlu tindak lanjut dari pimpinan perpustakaan untuk melakukan usaha perbaikan terhadap kekurangan, kelemahan, atau kesalahan suatu sistem yang ada, sehingga layanan sirkulasi tetap dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan rencana.

MEMOTIVASI PUSTAKAWAN

MEMOTIVASI PUSTAKAWAN

Oleh:

Iskandar

(Pustakawan Madya Unhas)

Pengertian memotivasi pustakawan adalah melakukan, mengarahkan, membujuk, mendorong, menyemangati, menginspirasi pustakawan agar dapat bekerja sama, dapat melaksanakan tugasnya dengan baik, dapat lebih bersungguh-sungguh dan bersemangat dalam melaksanakan tugas kepustakawan yang diamanahkan kepadanya sehingga tercapai tujuan perpustakaan. Memotivasi pustakawan biasanya dilakukan oleh pimpinan atau kepala perpustakaan, koordinator bagian, atau ketua kelompok dalam perpustakaan.

Tujuan memotivasi pustakawan adalah:

1. Menumbuhkan semangat dan gairah kerja pustakawan.
2. Meningkatkan kepuasan pemustaka terhadap kinerja pustakawan.
3. Meningkatkan produktivitas pustakawan dalam melaksanakan tugas-tugas kepustakawanan.
4. Meningkatkan disiplin pustakawan.
5. Menjadikan pustakawan loyal, baik kepada sesama pustakawan, pemustaka, maupun kepada profesinya.
6. Pustakawan dapat lebih aktif dalam tugas
7. Tercipta suasana kerja yang nyaman, serta harmonis
8. Pustakawan dapat lebih kreatif
9. Menumbuhkan rasa tanggung jawab pustakawan terhadap bidang tugasnya masing-masing.
10. Pustakawan memahami, mengetahui, memenuhi, dan menyiapkan informasi sesuai keperluan pemustaka.
11. Pustakawan mampu mencari solusi atas permasalahan dalam tugasnya
12. Pustakawan mampu berkarya, berkarir dengan lebih baik.
13. Pustakawan lebih sejahtera
14. Pemustaka senang mengunjungi perpustakaan
15. Tercapai tujuan perpustakaan.

Memotivasi pustakawan adalah keterampilan yang harus dimiliki oleh pimpinan, koordinator atau ketua kelompok dalam perpustakaan agar pustakawan yang menjadi anggota atau stafnya mampu menyukseskan, melaksanakan, memenuhi, mencapai target atau tujuan yang ada.

Untuk mencapai hal tersebut di atas, pimpinan/kepala perpustakaan, koordinator, ketua kelompok dapat melakukan hal-hal sebagai berikut:

1. Memberi intensif, pujian, penghargaan, promosi kepada pustakawan yang memiliki kinerja yang tinggi, pustakawan yang berprestasi, atau pustakawan yang mampu melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya tepat waktu dan sesuai dengan harapan.
2. Memberi teguran, mutasi, atau sanksi kepada pustakawan yang melanggar termasuk melalaikan tugasnya.
3. Memberi pendidikan dan pelatihan bagi pustakawan yang belum memiliki kompetensi yang sesuai harapan.
4. Menempatkan pustakawan sesuai dengan keahlian atau kompetensinya atau sesuai klaster yang dikuasainya.
5. Mempelajari, menyiapkan keperluan, termasuk fasilitas dan sarana yang mendukung keberhasilan tugas kepustakawanan.
6. Memotivasi dengan komunikasi yang lebih harmonis.
7. Memberi tugas pustakawan sesuai dengan jenjang jabatan setiap pustakawan.
8. Mengevaluasi secara berkala perkembangan dan hasil kinerja pustakawan.

 Memotivasi pustakawan tidak sulit jika pemimpin atau kepala perpustakaan, koordinator, ataupun ketua kelompok memahami fungsi manajemen dengan baik. Intinya adalah:

1. Bagaimana agar pustakawan yang bertugas di perpustakaan lebih bersemangat dalam melaksanakan tugas dengan baik.
2. Bagaimana pemimpin atau kepala perpustakaan, koordinator, ataupun ketua kelompok mampu memberi inspirasi, dorongan, agar tugas-tugas kepustakawanan lebih berdaya guna dan berhasil guna.
3. Bagaimana agar pustakawan dapat bekerja sama dengan pemimpin atau kepala perpustakaan, koordinator, ataupun ketua kelompok untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
4. Bagaimana agar tujuan perpustakaan dapat tercapai
5. Bagaimana agar pemustaka dapat tertarik mengunjungi, mengetahui, dan memanfaatkan segala jenis sumber-sumber informasi yang ada di perpustakaan dengan baik dan benar.

 Memotivasi pustakawan tujuan akhirnya adalah tercapai tujuan perpustakaan, dengan kondisi pustakawan yang siap bekerja sama dengan baik dan benar. Untuk itu, perlu setiap pemimpin atau kepala perpustakaan, koordinator, ataupun ketua kelompok mengetahui keterampilan dalam memotivasi pustakawan, demi terealisasinya tujuan perpustakaan sebagai wahana belajar sepanjang hayat, mengembangkan potensi masyarakat agar menjadi manusia yang beriman dan bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, berakhlak mulia, sehat, berilmu, cakap, kreatif, mandiri, dan warga negara yang demokratis serta bertanggung jawab dalam mendukung penyelenggaraan pendidikan nasional, wahana penelitian, wahana informasi, wahana rekreasi untuk meningkatkan kecerdasan dan keberdayaan bangsa, wahana pelestarian kekayaan budaya bangsa.

UPAYA PUSTAKAWAN BEKERJA SAMA DENGAN PERORANGAN, KELOMPOK, ATAU DENGAN LEMBAGA LAIN

UPAYA PUSTAKAWAN BEKERJA SAMA DENGAN PERORANGAN, KELOMPOK, ATAU DENGAN LEMBAGA LAIN

Oleh:

Iskandar

(Pustakawan Madya Unhas)

Perpustakaan apapun namanya, bagaimanapun besarnya, pasti tidak akan lengkap. Artinya tidak ada perpustakaan yang lengkap, karena itu perlu kerja sama. Kerja sama dimaksud baik melalui perorangan, kelompok, maupun dengan lembaga lain. Kerja sama bisa diartikan dengan melakukan aktivitas bersama antara satu, dua, atau lebih perpustakaan melalui perjanjian atau kesepakatan bersama untuk mencapai tujuan tertentu.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam kerja sama:

1.      Terdapat dua atau lebih perpustakaan yang sepakat untuk melakukan kerjasama.

2.      Ada yang aktivitas yang mendukung kerja sama

3.      Ada sasaran, kebutuhan atau keinginan yang ingin dicapai

4.      Ada aktivitas yang saling menguntungkan

5.      Memiliki interval waktu

6.      Hak dan kewajiban

Aspek-aspek yang harus diperhatikan dalam membangun kerja sama:

1.    Aspek etika. Aspek ini meliputi seluruh aktivitas yang sesuai dengan adat istiadat atau etika yang berlaku misalnya, sopan, jujur, ingin maju, ikhlas, saling percaya, saling membantu, dll

2.   Aspek sarana. Aspek ini meliputi sarana yang dapat digunakan dalam bekerja sama misalnya perpustakaan A memiliki koleksi tentang teknologi yang lengkap, perpustakaan B tidak memiliki koleksi tersebut tetapi memiliki koleksi ilmu kelautan yang lengkap maka sarana yang dimiliki oleh kedua perpustakaan tersebut dapat dijadikan acuan untuk melakukan kerja sama.

3.   Aspek SDP (Sumber Daya Pustakawan). Aspek ini diperlukan agar pustakawan yang melakukan kerja sama dapat memiliki pengetahuan dan keterampilan yang sama dalam hal pengelolaan perpustakaan. Aspek ini bisa juga berarti pertukaran pustakawan, atau pelatihan yang diberikan kepada pustakawan yang belum begitu mahir dalam pengelolaan perpustakaan.

4.   Aspek hukum. Aspek ini penting agar perpustakaan yang melakukan kerja sama tidak merasa dirugikan. Aspek hukum mempengaruhi dalam hal pemenuhan hak dan kewajiban antar perpustakaan yang melakukan kerja sama.

5.   Aspek Administrasi. Aspek ini meliputi pembuatan pedoman, proses persuratan dan hal-hal lain yang diperlukan sebagai realisasi tugas administrasi dalam hal kerja sama.

Upaya-upaya yang dapat dilakukan oleh pustakawan dalam melakukan kerja sama diantaranya:

1.    Membangun hubungan yang harmonis dengan perpustakaan untuk proses awal kerja sama.

2. Saling memahami, saling mengerti, dan memiliki komitmen yang sama dalam pengembangan perpustakaan.

3.      Mengembangkan aspek-aspek yang harus diperhatikan dalam membangun kerja sama

4.      Mempelajari, memahami, melakukan, hal-hal yang perlu diperhatikan dalam kerja sama

5.      Mencari solusi yang tepat jika terjadi masalah atau hambatan.

6.      Memiliki kemampuan dalam pengembangan strategi dan penyebaran informasi

7.      Memiliki pengetahuan dalam analisis SWOT

8.      Melakukan evaluasi secara berkala.

Upaya pustakawan dalam bekerja sama baik melalui perorangan, kelompok, maupun lembaga lain sangat tergantung dengan komitmen kedua belah pihak untuk pengembangan dan kesempurnaan perpustakaan ke depan. Upaya yang paling sederhana adalah dengan mengenal calon perpustakaan yang akan dijadikan mitra, melakukan proses kerja sama, dan terakhir melakukan evaluasi.

Kemampuan pustakawan dalam bekerja sama tentu akan berdampak positif terhadap keberadaan perpustakaan. Perpustakaan akan menjadi “kuat” baik dalam hal koleksi, SDP, maupun sarana dan prasarana lainnya. Tujuan utama dari kerja sama ini adalah untuk menjadikan perpustakaan lebih sempurna. Karena itu, pustakawan harus memiliki “keterampilan tambahan” yaitu mampu bekerja sama.