PENGAWASAN SERIAL (SERIAL CONTROL) DI PERPUSTAKAAN

PENGAWASAN SERIAL (SERIAL CONTROL)  DI PERPUSTAKAAN

Oleh:

Iskandar

(Pustakawan Madya Unhas)

Tulisan singkat ini merupakan jawaban terhadap pertanyaan mahasiswa jurusan ilmu perpustakaan tentang pengawasan serial di perpustakaan.

Setiap perpustakaan pasti memiliki koleksi serial atau sering disebut koleksi berkala. Koleksi berkala adalah koleksi yang terbit secara berkala atau dalam periode waktu tertentu. Biasanya terbit secara teratur misalnya, harian, mingguan, bulanan, triwulanan, dan seterusnya. 

Pengawasan serial adalah kegiatan meneliti, mengawasi, mengontrol proses layanan serial, agar berjalan sesuai aturan dan menjamin bahwa tujuan layanan serial tercapai. Pengawasan serial dilakukan berkaitan dengan hal-hal misalnya:

1. Pengawasan dalam melakukan seleksi. Pengawasan ini dilakukan untuk menjamin proses seleksi dalam terbitan berseri berjalan sesuai dengan tujuan perpustakan, sesuai dengan jenis perpustakaan, dan siapa-siapa yang akan menggunakan atau memanfaatkan koleksi serial nantinya.
2. Pengawasan dalam pengadaan atau pemesanan. Pengawasan ini bertujuan agar koleksi serial dapat diadakan sesuai dengan peruntukannya, sesuai dengan dana yang ada (tidak ada penyelewengan), sesuai dengan waktu pengiriman. Intinya harus sesuai dengan prosedur pengadaannya.
3. Pengawasan dalam penerimaan dan inventarisasi terbitan berkala. Pengawasan ini diperlukan agar koleksi serial yang diadakan baik dengan cara pembelian, hadiah, maupun tukar menukar, sesuai dengan daftar pesanan atau sesuai dengan daftar yang ada. Jika diketahui tidak sesuai dengan pemesanan maka pustakawan harus pengajuan klaim.
4. Pengawasan penggunaan atau pemanfaatan koleksi serial. Tujuan pengawasan pada penggunaan atau pemanfaatan koleksi serial adalah untuk mengetahui efektivitas koleksi serial, baik yang dimanfaatkan maupun yang tidak dimanfaatkan oleh pemustaka, agar dapat diambil kebijakan dalam pengadaan koleksi serial tahun berikutnya.
5. Pengawasan dalam pemeliharaan koleksi serial. Pengawasan ini diperlukan untuk menjamin koleksi serial tetap terpelihara, rapi, dan awet. Misalnya, dengan melakukan penjilidan koleksi serial yang nomor dan volumenya lengkap.

 Pengawasan serial dapat juga dilakukan dengan menggunakan komputer. Pengawasan dengan menggunakan komputer lebih menjamin ketelitian khususnya dalam pengecekan nomor, volume, dan tahun koleksi serial. Intinya dengan bantuan komputer, apa saja yang sudah dibeli, diterima, ingin diadakan, dan seleksi atau proses pemilihan terbitan berseri untuk diadakandi perpustakaan, dapat diketahui dengan tepat, dan cepat. Fungsi pengawasan serial:

1. Untuk mengetahui identitas koleksi serial atau penelusuran koleksi serial dengan cepat, tepat, dan sesuai dengan keinginan.
2. Memudahkan dalam pengecekan sehingga menghindari pembelian atau pengadaan yang sama. Pembelian atau pengadaan yang sama dapat saja dilakukan dengan syarat frekuensi pemanfaatan koleksi serial tersebut sangat banyak, dan ada alokasi dana.
3. Memudahkan membuat keputusan terkait layanan koleksi serial.
4. Untuk memudahkan mengetahui koleksi serial yang belum diterima sehingga memudahkan klaim.
5. Memudahkan dalam pemesanan online
6. Memudahkan pengelolaan dan pemeliharaan koleksi serial.

Setiap pustakawan perlu memahami dan menerapkan fungsi pengawasan serial di perpustakaan. Untuk itu, diharapkan dengan melakukan pengawasan serial secara rutin dan benar diharapkan pemanfaatan koleksi serial dapat lebih meningkat dan kepuasan pemustaka akan layanan khususnya yang berhubungan dengan koleksi serial dapat direalisasikan.