SISTEM PENDUKUNG PENGAMBILAN KEPUTUSAN DI PERPUSTAKAAN

SISTEM PENDUKUNG PENGAMBILAN KEPUTUSAN DI PERPUSTAKAAN

Oleh:

Iskandar

(Pustakawan Madya Unhas)

Sistem pendukung pengambilan keputusan adalah sumber rujukan manajer perpustakaan sebagai suatu sistem yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang yang mendukung tercapainya tujuan perpustakaan misalnya, sumberdaya pustakawan, keuangan atau anggaran, peralatan termasuk fasilitas, dan manajemen. Sistem ini biasa disebut dengan IRM (Information Resource Management) yang digunakan sebagai penghasil sistem yang mampu memberikan informasi yang akurat dan berkualitas untuk pengambilan keputusan.

Pengambilan keputusan di perpustakaan sangat diperlukan. Alasannya:

1. Keputusan yang baik tentu akan menghasilkan keberhasilan perpustakaan.
2. Keputusan bisa menjadi dasar dalam tindakan, solusi, dan keberhasilan program perpustakaan.
3. Keputusan menjadikan kebijakan untuk perbaikan
4. Keputusan dapat menjadi pedoman setiap pustakawan untuk memberi layanan yang terbaik, penggunaan anggaran, intensif, dan hal-hal yang berkaitan dengan pengembangan perpustakaan.
5. Keputusan merupakan arah yang dapat memudahkan tugas dan tanggung jawab pustakawan untuk memberi layanan yang berkualitas atau prima.

 Pengambilan keputusan biasanya perlu informasi yang berasal dari sumber langsung, perlu pengkajian yang tepat, didukung oleh sumber daya yang tersedia, sehingga keputusan yang diambil tidak berdampak negatif, dan sesuai dengan SOP (Standar Operational Procedure) keberhasilan perpustakaan. Untuk itu, diperlukan sistem yang mendukung keberhasilan keputusan misalnya, dengan membangun sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan manajemen puncak, dan sebagai sarana pendukung pelaporan dan proses pengambilan keputusan yang bermanfaat untuk perpustakaan.

Alasan perlunya sistem pendukung dalam melengkapi informasi bagi manajemen untuk pengambilan keputusan adalah:

1. Untuk melengkapi informasi bagi manajer agar memudahkan dan mempercepat proses pengambilan keputusan. Hal ini perlu dilakukan mengingat bahwa dengan informasi yang benar akan menjadikan keputusan yang diambil pimpinan menjadi lebih terarah dan sesuai dengan permasalahan yang ada. Jika informasi yang diperoleh tidak secara lengkap maka bisa jadi keputusan yang diambil justru akan menjadi masalah baru.
2. Untuk mengatasi kelemahan atau kekurangan informasi, atau kesalahan informasi. Hal ini perlu dipertimbangkan, karena informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan haruslah sesuai dengan pengambil keputusan. Misalnya, untuk pengambilan keputusan setingkat koordinator maka informasi yang disajikan harus sesuai dengan tingkatannya sebagai koordinator, begitu seterusnya.
3. Dengan sistem pendukung diharapkan akan tercipta efesiensi perpustakaan. Efesiensi yang dimaksud misalnya mengurangi biaya, mendukung aspek teknis pengambilan keputusan, mudah dalam menyimpan dan menganalisis data, serta memudahkan dalam pembacaan informasi.
4. Mendukung kualitas, dan kepuasan pemustaka. Hal ini berarti bahwa dengan menggunakan sistem pendukung pengambilan keputusan berpengaruh positif terhadap semua bagian di perpustakaan dan bermanfaat terhadap pemustaka (kepuasan layanan dan kinerja perpustakaan).

 Sistem pendukung pengambilan keputusan perlu direalisasikan di perpustakaan. Untuk itu, semua sarana pendukung dalam pengambilan keputusan perlu dipahami dan dikuasai dalam penerapannya. Penggunaan sistem pendukung pengambilan keputusan harus disesuaikan dengan kebutuhan dan tingkatannya agar tujuan pengambilan keputusan dapat direalisasikan.