PENGORGANISASIAN (ORGANIZING) DI PERPUSTAKAAN

PENGORGANISASIAN (ORGANIZING) DI PERPUSTAKAAN

Oleh:

Iskandar

(Pustakawan Madya Unhas)

Pengorganisasian atau organizing di perpustakaan merupakan salah satu langkah yang harus dilakukan agar tujuan perpustakaan dapat tercapai. Istilah ini sering kita dengar ketika berada di perpustakaan misalnya pengorganisasian informasi, pengorganisasian staf atau pustakawan, pengorganisasian koleksi, dan lain-lain.

Pengorganisasian di perpustakaan yang dimaksud adalah usaha dari pimpinan atau kepala perpustakaan untuk mengkoordinasikan, mengarahkan, dan mengatur segala sumber daya pustakawan (SDP) yang ada di dalam perpustakaan agar fungsi, tujuan, visi, dan misi perpustakaan dapat tercapai.

Tujuan pengorganisasian di perpustakaan adalah:

1. Untuk memudahkan garis komando dan garis koordinasi dengan semua bagian agar setiap pustakawan mengerti dan mengetahui tugas dan tanggung jawabnya.
2. Untuk mengetahui tugas masing-masing bagian (job description) mulai dari level atas sampai level paling bawah. Misalnya di perpustakaan, mulai dari koordinator umum, ketua kelompok, sub ketua kelompok, sampai pada staf atau pustakawan pelaksana.
3. Untuk mengetahui gambaran struktur organisasi dari segala aspek pekerjaannya.
4. Untuk memudahkan pengambilan keputusan.
5. Untuk memudahkan menemukan akar permasalahan jika terjadi permasalahan dalam perpustakaan.

 Agar pengorganisasian ini dapat berjalan dengan baik, setiap bagian yang ada dalam perpustakaan harus mengetahui fungsi dari pengorganisasian di perpustakaan. Fungsi pengorganisasian di perpustakaan meliputi:

1. Menjelaskan secara rinci tugas, wewenang, dan tanggung jawab setiap bagian yang ada di perpustakaan termasuk tugas perindividu.
2. Memberi kewenangan, ruang lingkup, tugas, tanggung jawab, dan hak untuk melaksanakan kegiatan kepustakawanan pada masing-masing pustakawan
3. Menjamin perpustakaan dapat berjalan sesuai alur yang ditentukan dengan tetap berprinsip pada pemberian layanan berkualitas.
4. Terlaksananya Visi dan Misi perpustakaan dengan tetap menjalankan seluruh aktivitas pustakawan dengan lancar, dan sesuai dengan harapan.

 Kepala perpustakaan perlu menentukan unsur-unsur dalam pengorganisasian di perpustakaan. Unsur-unsur pengorganisaan di perpustakaan perlu ditentukan agar tujuan dan fungsi pengorganisasian dapat tercapai. Unsur-unsur itu meliputi:

1. Pembagian tugas (job description) sesuai dengan tugas dan tanggung jawab pustakawan dengan tetap merujuk pada ketentuan yang berlaku misalnya Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Pustakawan dan Angka Kreditnya.
2. Penegasan garis komando dan garis koordinasi agar jelas kewenangan pada masing-masing bagian tugas yang ada di perpustakaan.
3. Tujuan dan aktivitas kerja diarahkan untuk keberhasilan tugas, wewenang, dan kepuasan pemustaka dengan tetap berbasis pada perkembangan ilmu dan teknologi.
4. Kerja sama tim dalam pelaksanaan tugas kepustakawanan menggambarkan bentuk kekompakan dan kekeluargaan.

 Untuk itu, pustakawan perlu memahami, mempelajari, dan menguasai semua hal yang berhubungan dengan pengorganisaasian (organizing) di perpustakaan, agar rencana, tujuan, kewenangan, ruang lingkup, tugas, dan tanggung jawab pustakawan dapat terlaksana dengan baik dengan tetap berprinsip pada profesionalisme dan etika pustakawan.

PORTAL INFORMASI

PORTAL INFORMASI

Oleh:

Iskandar

(Pustakawan Madya Unhas)

Penyebutan portal atau website sudah sering kita mendengarnya, terkadang ada yang menganggap portal itu sama dengan website dan ada juga yang mengatakan tidak sama. Memang pada prinsipnya website dan portal itu sama, perbedaannya adalah di dalam portal biasanya berisi informasi-informasi yang dibutuhkan dan sangat bermanfaat untuk pengambilan kebijakan, keputusan atau untuk mengetahui pendapat dari pengunjung portal, sedangkan pada website hal ini tidak dicantumkan. Inilah perbedaan antara portal dengan website.

Portal pada prinsipnya sama dengan website yang membedakannya, portal biasanya berisi pertanyaan, polling suara, atau jejak pendapat yang sengaja disisipkan pada portal agar pengunjung portal tersebut dapat memberikan jawaban, pendapat, atau saran terhadap masalah-masalah yang ingin dipecahkan atau dicarikan solusinya untuk masa yang akan datang atau pada waktu tertentu.

Intinya, dengan menggunakan portal, maka si pemilik portal:

1.      Menginginkan agar pengunjung portal dapat memberi saran atau masukan terhadap masalah-masalah yang sifatnya penting untuk segera dicarikan jawaban atau solusi. Saran atau masukan dari pengunjung portal kemudian dijadikan dasar untuk mengambil kesimpulan sederhana.

2.      Menginginkan agar pengunjung portal memberi tanggapan, komentar, atau respon terhadap hal-hal yang termuat dalam portal. Artinya, bahwa si pemilik portal (admin) sebagai pembuat portal ingin agar pengunjung portal memberi tanggapannya, komentarnya, atau responnya terhadap isi berita atau informasi yang dimuat dalam portal tersebut. Hal ini perlu dilakukan agar si pemilik portal (admin) tersebut dapat memperbaiki, mengembangkan, atau mengambil keputusan terhadap hasil tanggapan, komentar, atau respon dari pengunjung portal tersebut.

3.      Portal juga dapat dijadikan sebagai sarana untuk polling suara, biasanya pengunjung portal diminta untuk memberi jawabannya terhadap pertanyaan yang ditampilkan dalam portal, sehingga dapat diketahui dan digunakan sebagai bahan untuk pengambilan keputusan ke depannya.

Keistimewaan portal adalah:

1.      Pengunjung portal diajak untuk memberi informasi, saran, pendapat, atau tanggapan terhadap permasalah yang sengaja ditampilkan agar pengunjung dapat berperan serta atau berkomunikasi melalai media portal dengan mengetik atau memberi jawaban yang telah disedikan.

2.      Pengunjung portal selain dapat mencari informasi, juga dapat berperan serta untuk memberikan suara atau idenya melalui fasilitas yang telah disiapkan oleh admin.

3.      Pengunjung portal biasanya aktif, sehingga dapat terjadi komunikasi dengan perantaraan media elektronik.

4.      Pengunjung portal dapat memberi masukan atau keluhan yang dapat dijadikan bahan pertimbangan bagi pemilik portal untuk perbaikan ke depannya.

Portal memiliki kelebihan yang tidak terdapat pada website, yaitu portal dilengkapai dengan “kotak saran” sehingga pengunjung dapat memberikan ide-idenya, saran-sarannya, pendapat-pendapatnya, bahkan keluhan terhadap layanan atau hal-hal yang tertuang atau termuat dalam portal tersebut.

Berikut ini contoh pemanfaatan portal untuk mengetahui pendapat pengunjung portal mengenai sertifikasi pustakawan, jawaban pengunjung portal dapat diketahui ketika mereka mengklik atau memilih jawaban yang telah disiapkan, selanjutnya dapat digunakan sebagai dasar atau data untuk pengambilan keputusan.

 

Pustakawan hendaknya mampu mengambil manfaat dari portal ini, karena dengan memanfaatkan portal, pustakawan dapat mengetahui tingkat kepuasan pemustaka, dapat mengetahui saran-saran pemustaka terhadap hal-hal yang berhubungan dengan masalah kepustakawanan, masalah layanan untuk ke depannya, bahkan arti pentingnya kepustakawan dapat diketahui dengan melihat hasil jawaban pengunjung portal ketika pustakawan bertanya tentang hal-hal yang berkaitan dengan kepustakawanan.