PERENCANAAN KERJA DI PERPUSTAKAAN

PERENCANAAN KERJA DI PERPUSTAKAAN

Oleh:

Iskandar

(Pustakawan Madya)

            Hampir setiap organisasi atau unit kerja atau lembaga, termasuk perpustakaan pernah  melakukan perencanaan kerja. Perencanaan kerja bisa dibahasakan sebagai suatu pemikiran, ide atau gagasan, tindakan, pengetahuan yang perlu direalisasikan untuk mencapai tujuan secara khusus yaitu tercapainya perencanaan kerja yang dibuat tersebut, dan tujuan yang bersifat umum yaitu tercapainya visi dan misi lembaga atau organisasi dimana si pembuat perencanaan kerja itu berada. Perencanaan kerja ini berbeda-beda tiap bagian atau unit kerja tetapi tetap tujuan akhirnya adalah terlaksana apa yang direncanakan itu. Contoh perencanaan yang ada pada layanan sirkulasi sebagai berikut:

Perencanaan Kerja Bagian Layanan Sirkulasi
Koordinator Layanan Umum	Ketua Kelompok sirkulasi	Bagian Peminjaman dan pengembalian buku	Bagian bebas pustaka
Mengkoordinir dan memastikan bagian layanan umum berjalan dengan baik dan lancar	Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan layanan sirkulasi	Melayani peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan koleksi	Melayani pendaftaran bebas pustaka
Mengevaluasi kinerja staf pada bagiannya	Membuat laporan mingguan, bulanan, tahunan	Melayani pendaftaran kartu anggota	Melakukan pembuatan kartu anggota
dst	dst	dst	dst

Dari contoh perencanaan kerja di atas, diketahui bahwa dalam organisasi, unit kerja, atau lembaga telah memiliki perencanaan kerja masing masing bagian. Perencanaan kerja ini memiliki tujuan yaitu keberhasilan pada bagian tugas masing-masing. Ketika tugas masing-masing bagian terlaksana maka itu artinya bagian layanan sirkulasi telah tercapai karena perencanaan tugas yang akan dilakukan terlaksana. Perencanaan kerja ini selanjutnya akan menjadi standar kerja yang harus dilaksanakan.

Untuk mencapai perencanaan kerja di atas, ada beberapa yang perlu diperhatikan yaitu:

1. Perencanaan kerja disesuaikan dengan bagian masing-masing sesuai dengan keadaan atau tujuan yang ingin dicapai.
2. Perencanaan kerja juga perlu disesuaikan dengan level atau tingkatan tugas masing-masing
3. Perencanaan kerja harus mencerminkan tugas dan tanggung jawab masing-masing
4. Perencanaan kerja juga perlu ditentukan sumber daya, waktu, dan sarana penunjangnya
5. Perencanaan kerja harus berbasis layanan yang berkualitas, cepat, tepat dan sesuai dengan yang diharapkan.

Dalam melakukan perencanaan kerja, ada beberapa langkah yang harus dilakukan misalnya sebagai contoh layanan sirkulasi di atas:

  1. Pembuat perencanaan kerja harus mengetahui tujuan yang ingin dicapai.

Hal ini penting agar masing-masing anggota organisasi atau kelompok mengerti tugas dan tanggung jawabnya. Diharapkan ketika pustakawan mengetahui tujuan yang ingin dicapai dari perencanaan kerja tersebut tentunya para pustakawan mampu mengambil keputusan.

2.      Pembuat perencanaan kerja harus memikirkan kelanjutan minimal 5 tahun ke depan.

Hal ini perlu dipikirkan agar pustakawan tidak bekerja dengan sia-sia, maksudnya dengan memperhitungkan perencanaan ke depan pustakawan dapat bekerja secara berkesinambungan. Hal ini juga akan membuat efesiensi dalam anggaran atau tenaga.

3.      Pembuat perencanaan kerja harus memikirkan keuntungan dan kerugian.

Dalam membuat perencanaan kerja perlu dipikirkan keuntungan dan kerugian ketika merencanakan suatu perencanaan kerja. Dengan demikian, diharapkan organisasi dapat berjalan dengan meminimalisir kerugian yang akan terjadi.

4.      Pembuat perencanaan kerja harus memikirkan sumber daya yang ada.

Hal ini penting agar kegiatan kerja yang direncanakan tersebut dapat berjalan sesuai harapan. Sumber daya yang dimaksud dapat berupa materi, ataupun tenaga kerja yang dimiliki.

5.    Pembuat perencanaan kerja harus dapat menentukan waktu dalam pelaksanaannya.

Hal ini penting agar diketahui mana kebutuhan mendesak dan mana kebutuhan yang sifatnya bisa ditunda. Hal ini juga menjadi pertimbangan apakah kegiatan tersebut perlu menjadi prioritas utama atau tidak. 

        Perencanaan kerja ini perlu diketahui, dibuat, dan dilaksanakan. Dalam perpustakaan, perencanaan kerja hanya bisa berhasil jika pustakawan memiliki kreativitas. Pustakawan mampu berkreasi, mencari peluang-peluang yang dapat menjadi sesuatu yang menarik bagi pemustaka, memudahkan pemustaka, dan tujuan akhirnya adalah tingginya tingkat kepuasan pemustaka terhadap layanan yang diberikan.