LAYANAN SIRKULASI

LAYANAN SIRKULASI

Oleh:

Iskandar

(Pustakawan Madya Unhas)

            Layanan sirkulasi adalah kegiatan yang berhubungan dengan proses peminjaman, pengembalian atau perpanjangan koleksi yang dilakukan oleh pemustaka untuk dibaca di luar perpustakaan atau di rumah. Pemustaka yang melakukan kegiatan sirkulasi harus berstatus anggota perpustakaan agar koleksi mudah diketahui siapa yang peminjamnya, dan untuk memudahkan pendeteksian koleksi, mencegah hal-hal yang tidak dinginkan termasuk kehilangan koleksi.

            Agar layanan sirkulasi dapat berjalan dengan baik ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu:

1. Data pemustaka.

Data pemustaka ini diperlukan untuk proses layanan sirkulasi. Data pemustaka biasanya diinput pada database pemustaka. Penginputan ini dilakukan dengan data yang diperoleh ketika pemustaka mendaftar menjadi anggota perpustakaan. Untuk pemustaka yang berstatus mahasiswa atau siswa, pegawai, guru dan/atau dosen pada lingkungan perpustakaan dimana perpustakaan berada biasanya dapat secara langsung menjadi anggota, tetapi bila pemustaka berada pada lingkungan di luar perpustakaan biasanya harus mendaftar.

2. Data koleksi.

Data koleksi yang dimaksud adalah koleksi yang ingin disirkulasikan harus terinput dalam database koleksi. Data koleksi ini juga bermanfaat untuk proses penelusuran pada OPAC (Online Public Access Catalogue). Penginputan buku ini harus dilakukan secara lengkap pada database, juga perlu ketelitian apalagi jika koleksi tersebut terdiri dari beberapa eksemplar.

3.  Fasilitas layanan.

Fasilitas layanan yang dimaksud adalah seluruh peralatan yang dapat mendukung terlaksananya layanan sirkulasi. Fasilitas itu misalnya, komputer, software layanan sirkulasi, barcode reader, dan jika menungkinkan di lengkapi dengan printer untuk mencetak kuitansi atau nota jika pemustaka dikenai sanksi berupa denda. Juga perlu dipikirkan jika terjadi pemadaman lampu (system automation offline)

4.  Aturan atau tata tertib layanan sirkulasi

Aturan atau tata tertib layanan sirkulasi ini menjadi acuan agar layanan sirkulasi ini dapat berjalan dengan tertib. Aturan itu misalnya jumlah atau batasan dalam peminjaman, besarnya denda, model sanksi yang diberikan jika pemustaka tidak bertanggung jawab misalnya menghilangkan koleksi, dan lain-lain.

5. Pustakawan 

Pustakakawan yang dimaksud adalah pustakawan yang bertugas dalam layanan sirkulasi, diharapkan pustakawan tersebut dapat: 

a.    Menguasai layanan sirkulasi 

b.   Ramah dalam memberikan layanan sirkulasi 

c.    Memiliki inisiatif dalam membantu/memberikan layanan sirkulasi 

d.   Memiliki keterampilan dalam memberikan layanan sirkulasi 

e.    Kecepatan dan kecekatan dalam melayani proses layanan sirkulasi 

f.    Tanggap dan bersemangat dalam membantu kesulitan pemustaka dalam layanan sirkulasi 

g. Mampu berkomunikasi dengan baik dan benar dalam menjelaskan tata tertib dan informasi tentang layanan sirkulasi 

h.   Mampu bekerja sama dan mengetahui kebutuhan pemustaka untuk menyukseskan tujuan layanan sirkulasi. 

i.  Berpenampilan manarik dan mampu mendengarkan dan menangani keluhan pemustaka pada layanan sirkulasi.

Ada beberapa kendala yang perlu diketahui oleh pustakawan dan segera dilakukan penanganan dalam layanan sirkulasi yaitu:

1.   Masih banyak pemustaka yang belum mengetahui cara menggunakan OPAC (Online Public Access Catalogue) karena itu perlu dilakukan pelatihan penggunaan OPAC atau bimbingan pemanfaatan OPAC. 

2.    Masih banyak pemustaka yang tidak mengetahui tata cara pemanfaatan layanan sirkulasi, karena itu perlu dilakukan bimbingan khusus tentang tata cara pemanfaatan layanan sirkulasi, perlu sosialisasi terhadap tata cara pemanfaatan layanan sirkulasi. 

3.  Perlu dipikirkan ketika terjadi pemadaman lampu (system automation offline), solusinya misalnya pengadaan genset agar pelayanan sirkulasi tetap optimal. 

4.    Perlu dikaji kembali lama peminjaman karena fisik buku. Hal ini karena tebal tipisnya buku di perpustakaan bervariasi. Bedakan lama peminjaman buku tebal dengan buku tipis. 

5.    Mahasiswa semester akhir atau dalam proses penulisan karya akhir (skripsi, tesis, disertasi) perlu diberi kebijakan tersendiri menyangkut jumlah peminjaman. Misalnya jumlah pinjaman ditambah menjadi 5 eksemplar, khusus bagi mahasiswa semester akhir. 

6.    Beri pelatihan khusus kepada staf atau pustakawan yang bertugas pada bagian layanan sirkulasi misalnya pelatihan tentang layanan berkualitas atau layanan berbasis pemustaka.

Aktivitas bagian layanan sirkulasi perlu dikuasai dan direalisasikan dengan tetap berpedoman pada tata tertib dan ketentuan layanan sirkulasi di perpustakaan. Layanan sirkulasi juga perlu dilakukan secara prima dan berorientasi untuk kepentingan pemustaka.