ALL ABOUT KOLEKSI KARYA ILMIAH

ALL ABOUT KOLEKSI KARYA ILMIAH 

Oleh:

Iskandar

(Pustakawan Madya)

            Tulisan ini adalah jawaban dari pertanyaan mahasiswa ketika mereka bertanya tentang koleksi karya ilmiah.

Koleksi karya ilmiah ini termasuk koleksi yang cukup banyak peminatnya, khususnya pada mahasiswa semester akhir, atau calon peneliti baru, sehingga perlu dikelola secara profesional untuk menghindari plagiat. Aturan tentang pemanfaatan koleksi ini perlu diatur, perlu didiskusikan, dan perlu kebijakan, agar jelas pelaksanaannya, sehingga tidak ada yang merasa dirugikan.

Koleksi karya ilmiah biasanya paling banyak terdapat pada perpustakaan perguruan tinggi, karena setiap perguruan tinggi biasanya memiliki beberapa fakultas, setiap fakultas biasanya memiliki beberapa program studi, dan setiap program studi biasanya terdiri dari beberapa jurusan. Secara akademik, pada akhir studi, setiap mahasiswa dari jurusan atau prodi manapun wajib membuat karya akhir sebagai syarat penyelesaian studi. Perpustakaan kemudian mengoleksi tugas akhir mahasiswa baik diploma, sarjana, pascasarjana, maupun karya penelitian lainnya, seperti penelitian dosen, dan/atau penelitian pustakawan. Karya akhir (termasuk penelitian dosen dan atau penelitian pustakawan) yang dikoleksi oleh perpustakaan sering disebut koleksi karya ilmiah.

Jumlah koleksi karya ilmiah ini akan terus bertambah seiring dengan banyaknya mahasiswa yang menyelesaikan studi. Pihak perpustakaan kemudian membuat aturan bahwa skripsi, tesis, dan disertasi yang disetor ke bagaian koleksi karya ilmiah harus melampirkan CD. Hal ini agar mudah untuk digitalkan, sebab koleksi karya ilmiah digital tentu akan menghemat tempat atau ruang. Sedangkan untuk koleksi karya ilmiah yang sudah sangat lama tahun pembuatannya, perlu disiangi, hal ini merupakan solusi untuk menghemat ruang penyimpanan.

Koleksi karya ilmiah ini tidak dipinjamkan untuk dibaca di rumah, tetapi koleksi ini hanya bisa dibaca di dalam ruangan koleksi karya ilmiah. Penyusunan koleksi karya ilmiah biasanya disatukan sesuai fakultas masing-masing dan disusun berdasarkan abjad pengarang atau penulisnya. Tujuan penyusunan tersebut adalah agar mudah ditemukan kembali ketika dicari. Pengolahan koleksi karya ilmiah ini tetap berpedoman pada AACR2 (The Anglo-American Cataloguing Rules). 

Pemustaka yang ingin memanfaatkan koleksi karya ilmiah ini harus terdaftar sebagai anggota perpustakaan. Sebelum pemustaka ke rak mencari koleksi, pemustaka biasanya diarahkan ke OPAC (Online Public Access Catalogue). Pustakawan siap membantu menjelaskan hal-hal yang berhubungan OPAC ini kepada pemustaka. 

Pengaturan tata letak antara meja baca dengan koleksi karya ilmiah sengaja ditata agak berbeda dari ruang baca koleksi lainnya. Hal ini untuk menghindari perbuatan yang tidak diinginkan misalnya koleksi disobek. Untuk itu, meja baca dipisahkan dengan koleksi, sedangkan meja petugas/pustakawan diletakkan dekat rak koleksi, agar pustakawan tetap dapat mengontrol proses layanan atau proses pemanfaatan koleksi.

Pustakawan yang bertugas di koleksi karya ilmiah siap membantu pemustaka yang ingin memanfaatkan koleksi karya ilmiah tersebut. Pustakawan yang bertugas juga sudah dibekali dengan pelatihan tentang pemberian layanan yang peduli pelanggan, sehingga sikap dalam layanan misalnya keramahan, tanggap, peduli, aktif, cara berkomunikasi, penampilan, kesiapan memberi layanan, dan lain-lain tetap menjadi prioritas.