STAFFING DI PERPUSTAKAAN

STAFFING DI PERPUSTAKAAN

Oleh:

Iskandar

(Pustakawan Madya Unhas)

Pada sebuah diskusi, seorang mahasiswa jurusan ilmu perpustakaan bertanya, apakah istilah staffing di perpustakaan bisa digunakan? Bagaimana prosesnya?. Tulisan pendek ini merupakan jawaban dari pertanyaan tersebut.

Setiap organisasi publik baik swasta, maupun pemerintah pasti melakukan staffing, karena ketika organisasi melakukan proses staffing dengan baik maka hasil akhirnya adalah kemajuan, dan keberhasilan organisasi tersebut. Perpustakaan termasuk organisasi publik, karenanya di perpustakaan juga perlu melakukan staffing dengan kriteria harus sesuai dengan ilmu, pendidikan, dan keahlian masing-masing pustakawan yang diberi amanah, wewenang, atau tanggung jawab.

Staffing di perpustakaan adalah penempatan pustakawan sesuai dengan jabatan yang tertuang dalam struktur organisasi yang telah dibuat dan sesuai kriteria serta fungsi masing-masing dari struktur tersebut. Staffing di perpustakaan dapat dilakukan dengan berbagai cara misalnya, melakukan pemilihan, merekrut, pendaftaran pejabat baru, promosi, mutasi, atau sistem kontrak kerja, termasuk lelang jabatan.

Tujuan staffing di perpustakaan adalah:

1. Untuk mendapatkan orang-orang yang tepat, yang mampu melaksanakan tugasnya dengan baik dan penuh tanggung jawab.
2. Untuk menghindari sikap saling lempar tanggung jawab
3. Sebagai pelaksanaan hasil analisis jabatan
4. Untuk memudahkan dalam mengontrol kemajuan perpustakaan
5. Mudah mengetahui garis komando dan garis koordinasi antar bagian
6. Memungkinkan mengetahui sumber masalah dalam perpustakaan sehingga memudahkan mencari solusi untuk penyelesaiannya.
7. Untuk menciptakan efektivitas, dan kemudahan akses perpustakaan
8. Untuk memudahkan mengevaluasi dan mengukur kinerja pustakawan.
9. Memudahkan melakukan pertanggungjawaban ke atasan yang lebih tinggi.
10. Untuk mempercepat keberhasilan tujuan perpustakaan

Proses staffing di perpustakaan dapat dilakukan dengan cara:

1. Penerimaan tenaga pustakawan baru dapat di pertimbangan dengan syarat lulus seleksi dengan persyaratan yang medukung perlunya realisasi dari konsep staffing di perpustakaan misalnya, latar belakang dan kualifikasi pendidikan, jenis kelamin, usia, pengalaman kerja, dan lain-lain.
2. Seleksi dan penempatan. Seleksi yang dimaksud adalah untuk mendapatkan tenaga pustakawan baru yang memenuhi standar jabatan, dan siap untuk ditempatkan di perpustakaan.
3. Rekruitmen untuk mendapatkan fungsi pengisian jabatan secara cepat, sesuai dengan bidang ilmu dan keahlian yang diperlukan.
4. Lelang jabatan untuk memberi kesempatan kepada setiap pustakawan untuk mengikuti pencalonan untuk mengisis staffing di perpustakaan sesuai dengan kriteria jabatan yang telah ditentukan.
5. Pembinaan, pelatihan, dan pengembangan pustakawan. Pembinaan yang dimaksud adalah memberikan kejelasan karir, meningkatkan mutu pustakawan, memberi reward, dan lain-lain, termasuk memberi pelatihan setiap pustakawan sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya agar memiliki keterampilan teknis, sedangkan pengembangan pustakawan bertujuan untuk meningkatkan kemampuan kerja pustakawan dan memiliki peningkatan keahlian untuk persiapan promosi jabatan atau untuk mengisi jabatan baru ke depan.
6. Penilaian untuk mengetahui manfaat atau hasil dari staffing di perpustakaan.

Staffing di perpustakaan sangat diperlukan. Untuk itu, perpustakaan perlu melakukan staffing di perpustakaan secara benar agar dapat menjamin keberhasilan tujuan perpustakaan. Kegagalan dalam staffing di perpustakaan akan berdampak buruk terhadap kinerja perpustakaan, dan sangat mempengaruhi sistem perpustakaan sebagai sarana pembelajaran sepanjang hayat. Sebaliknya, jika staffing di perpustakaan berjalan dengan baik maka semua fungsi perpustakaan termasuk citra perpustakaan sebagai sarana pencerdasan bangsa akan terealisasi.

CONTROLLING DI PERPUSTAKAAN

CONTROLLING DI PERPUSTAKAAN

Oleh:

Iskandar

(Pustakawan Madya Unhas)

Beberapa waktu yang lalu, saya ditanya oleh mahasiswa jurusan ilmu perpustakaan tentang apakah penting melakukan controlling di perpustakaan?. Tulisan singkat ini bertujuan untuk memberi gambaran, dan penjelasan singkat tentang pentingnya melaksanakan controlling di perpustakaan.

Controlling yang dimaksud dalam tulisan singkat ini adalah melakukan pengawasan, pengamatan, penelitian terhadap semua tugas atau pekerjaan kepustakawanan yang dilakukan oleh pustakawan agar sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku, sehingga diharapkan tercapai tujuan perpustakaan sesuai harapan.

Controlling di perpustakaan dilaksanakan untuk tujuan:

1. Menjamin agar kinerja SDP (sumber daya pustakawan) terlaksana dengan baik.
2. Menjamin tercapainya tujuan perpustakaan
3. Menjamin kepuasan pemustaka akan kinerja layanan perpustakaan
4. Menjamin terlaksananya program kerja, terkontrolnya SDM, anggaran, dan fungsi manajemen perpustakaan
5. Menjamin efektivitas dan evisiensi perpustakaan.
6. Menghindari kegagalan rencana kerja, kerugian, penyalahgunaan atau penyimpangan, termasuk masalah-masalah yang menggangu proses manajemen perpustakaan.

Controlling harus dilakukan agar tercipta keseimbangan, keberhasilan, kelancaran, kemajuan, dan menghindari semua hal yang bernuangsa negatif misalnya kegagalan, pemborosan, pekerjaan sia-sia, kerugian, dan masalah-masalah yang dapat menghambat keberhasilan tujuan perpustakaan.

Untuk itu, hal-hal yang perlu diperhatikan dalam controlling di perpustakaan yaitu:

1. Segenap unsur SDP perlu mengetahui, menyadari, dan memahami tugas dan fungsi masing-masing.
2. Berusaha semaksimal mungkin untuk menghindari pekerjaan yang sia-sia, tidak bermanfaat, termasuk kesalahan-kesalahan, dan kecelakaan kerja.
3. Secara berkala mengecek dan mengevaluasi hasil pekerjaan.
4. Mampu memanajemen stress kerja, dan mencari solusi terhadap masalah.
5. Berpedoman pada SOP masing-masing bagian dan layanan
6. Senantiasa mengingatkan pentingnya bekerja untuk mencapai hasil yang maksimal dan bermanfaat untuk pemustaka.

Controlling ketika dilaksanakan dengan benar akan membawa dampak positif terhadap kemajuan perpustakaan. Untuk itu, controlling ini perlu dilakukan secara berkala dan berkesinambungan agar terjamin keberhasilan tujuan perpustakaan. Hasil pengawasan yang dapat diperoleh misalnya:

1. Terjadi perbaikan terhadap kekurangan atau kesalahan
2. Menghindari kerugian dan ketidak-adilan
3. Perpustakaan dan pustakawan dapat berjalan dengan tertib dan harmonis
4. Keberhasilan setiap kegiatan
5. Terhindar dari kecurangan, korupsi, atau tindakan negatif lainnya.
6. Pustakawan berfungsi sesuai peran dan tanggung jawabnya
7. Tercapai tujuan perpustakaan
8. Tercapai kepuasan pemustaka

Controlling di perpustakaan perlu dipertegas, dilakukan secara aktif, dan teratur demi menunjang keberhasilan perpustakaan dan kepuasan pemustaka ketika memanfaatkan perpustakaan. Pihak perpustakaan perlu menciptakan suasana yang nyaman, lingkungan kerja yang kondusif, dan merealisasikan tujuan perpustakaan. Kesemuanya itu dapat terlaksana jika pihak perpustakaan melaksanakan controlling di perpustakaan secara berkala, rutin, dan berkesinambungan.

ACTUATING DI PERPUSTAKAAN

ACTUATING DI PERPUSTAKAAN

Oleh:

Iskandar

(Pustakawan Madya Unhas)

Actuating yang dimaksud yaitu kemampuan menggerakkan staf perpustakaan agar melaksanakan tugas sesuai dengan kewenangan dan tanggung jawab masing-masing secara baik dan sesuai standar. Karena itu, actuating ini merupakan keahlian dan tanggung jawab pimpinan, karena pimpinanlah yang paling berperan dalam keberhasilan actuating di perpustakaan. Pimpinan yang dimaksud adalah kepala perpustakaan.

Actuating memerlukan keahlian dari pimpinan untuk merealisasikannya di perpustakaan. Menggerakkan membutuhkan trik misalnya:

1. Melakukan actuating di perpustakaan berdasar untuk mencapai tujuan. Tujuan yang ingin dicapai yaitu berhasilnya program kerja perpustakaan, berhasilnya visi dan misi perpustakaan, dan tercapainya tujuan perpustakaan.
2. Pimpinan harus bisa mendidik, mengajar, mengarahkan, membimbing, melatih, mengendalikan, memberi contoh atau bahkan memberi perintah, serta teguran yang sifatnya positif.
3. Pustakawan yang berprestasi ada baiknya diberi hadiah, pujian, atau bahkan dipromosikan.
4. Setiap ada kesempatan staf perpustakaan perlu diingatkan tentang kebijakan, program-program yang ingin diraih, dan prosedur yang akan ditempuh.
5. Secara berkala melihat hasil statistik, atau laporan yang berhubungan dengan hasil kerja staf perpustakaan, agar mudah mengambil kebijakan selanjutnya.
6. Pimpinan hendaknya menguasai komunikasi yang efektif guna menciptakan hubungan kerjasama yang baik.
7. Menyiapkan fasilitas yang mendukung tupoksi (tugas pokok dan fungsi) staf pustakawan. Dengan fasilitas ini diharapkan staf pustakawan dapat lebih berkarya, lebih bersemangat, lebih rajin, lebih memiliki motivasi untuk menunjukkan prestasi kerja yang lebih, dan memudahkan dalam melaksanakan tugasnya.
8. Pimpinan hendaknya mampu untuk menganalisis dan mencari solusi terhadap permasalahan yang ditemui ketika menerapkan actuating di perpustakaan, tanpa merugikan staf perpustakaan.
9. Pimpinan hendaknya bisa bekerja sama, jujur dan dapat menghargai bawahannya.
10. Pimpinan hendaknya dapat memberikan rasa nyaman, rasa perhatian, rasa kepedulian, dan rasa kekeluargaan kepada setiap staf perpustakaan.

Actuating di perpustakaan mudah untuk diwujudkan, mudah untuk direalisasikan jika seluruh komponen dalam perpustakaan mengerti dan memahami tugas dan fungsinya masing-masing, karena tujuan actuating adalah untuk keberhasilan kinerja dan untuk mencapai program kerja perpustakaan selama jangka waktu tertentu.

Actuating perlu dilakukan agar kepuasan pemustaka akan layanan perpustakaan dapat terwujud sesuai harapan pemustaka. Untuk itu, penguasan komunikasi untuk menggerakkan staf pustakawan diperlukan, motivasi untuk memberi semangat kerja perlu dipertimbangkan untuk direalisasikan di dalam perpustakaan, termasuk kesiapan pemenuhan fasilitas yang menunjang keberhasilan kinerja sumber daya pustakawan.

Pimpinan atau kepala perpustakaan perlu menguasai trik-trik yang mampu menciptakan, memunculkan, dan mempertahankan proses actuating di perpustakaan. Pimpinan hendaknya dapat terus belajar untuk menguasai dan memiliki keahlian dalam merealisasikan actuating secara benar di perpustakaan. 

Diharapkan dengan kemampuan dan keahlian pimpinan dalam melakukan actuating di perpustakaan maka tujuan perpustakaan dapat terealisasi, dan kepuasan pemustaka terhadap layanan perpustakaan dapat terwujud.