CONTROLLING DI PERPUSTAKAAN

CONTROLLING DI PERPUSTAKAAN

Oleh:

Iskandar

(Pustakawan Madya Unhas)

Beberapa waktu yang lalu, saya ditanya oleh mahasiswa jurusan ilmu perpustakaan tentang apakah penting melakukan controlling di perpustakaan?. Tulisan singkat ini bertujuan untuk memberi gambaran, dan penjelasan singkat tentang pentingnya melaksanakan controlling di perpustakaan.

Controlling yang dimaksud dalam tulisan singkat ini adalah melakukan pengawasan, pengamatan, penelitian terhadap semua tugas atau pekerjaan kepustakawanan yang dilakukan oleh pustakawan agar sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku, sehingga diharapkan tercapai tujuan perpustakaan sesuai harapan.

Controlling di perpustakaan dilaksanakan untuk tujuan:

1. Menjamin agar kinerja SDP (sumber daya pustakawan) terlaksana dengan baik.
2. Menjamin tercapainya tujuan perpustakaan
3. Menjamin kepuasan pemustaka akan kinerja layanan perpustakaan
4. Menjamin terlaksananya program kerja, terkontrolnya SDM, anggaran, dan fungsi manajemen perpustakaan
5. Menjamin efektivitas dan evisiensi perpustakaan.
6. Menghindari kegagalan rencana kerja, kerugian, penyalahgunaan atau penyimpangan, termasuk masalah-masalah yang menggangu proses manajemen perpustakaan.

Controlling harus dilakukan agar tercipta keseimbangan, keberhasilan, kelancaran, kemajuan, dan menghindari semua hal yang bernuangsa negatif misalnya kegagalan, pemborosan, pekerjaan sia-sia, kerugian, dan masalah-masalah yang dapat menghambat keberhasilan tujuan perpustakaan.

Untuk itu, hal-hal yang perlu diperhatikan dalam controlling di perpustakaan yaitu:

1. Segenap unsur SDP perlu mengetahui, menyadari, dan memahami tugas dan fungsi masing-masing.
2. Berusaha semaksimal mungkin untuk menghindari pekerjaan yang sia-sia, tidak bermanfaat, termasuk kesalahan-kesalahan, dan kecelakaan kerja.
3. Secara berkala mengecek dan mengevaluasi hasil pekerjaan.
4. Mampu memanajemen stress kerja, dan mencari solusi terhadap masalah.
5. Berpedoman pada SOP masing-masing bagian dan layanan
6. Senantiasa mengingatkan pentingnya bekerja untuk mencapai hasil yang maksimal dan bermanfaat untuk pemustaka.

Controlling ketika dilaksanakan dengan benar akan membawa dampak positif terhadap kemajuan perpustakaan. Untuk itu, controlling ini perlu dilakukan secara berkala dan berkesinambungan agar terjamin keberhasilan tujuan perpustakaan. Hasil pengawasan yang dapat diperoleh misalnya:

1. Terjadi perbaikan terhadap kekurangan atau kesalahan
2. Menghindari kerugian dan ketidak-adilan
3. Perpustakaan dan pustakawan dapat berjalan dengan tertib dan harmonis
4. Keberhasilan setiap kegiatan
5. Terhindar dari kecurangan, korupsi, atau tindakan negatif lainnya.
6. Pustakawan berfungsi sesuai peran dan tanggung jawabnya
7. Tercapai tujuan perpustakaan
8. Tercapai kepuasan pemustaka

Controlling di perpustakaan perlu dipertegas, dilakukan secara aktif, dan teratur demi menunjang keberhasilan perpustakaan dan kepuasan pemustaka ketika memanfaatkan perpustakaan. Pihak perpustakaan perlu menciptakan suasana yang nyaman, lingkungan kerja yang kondusif, dan merealisasikan tujuan perpustakaan. Kesemuanya itu dapat terlaksana jika pihak perpustakaan melaksanakan controlling di perpustakaan secara berkala, rutin, dan berkesinambungan.